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Haufe Semigator magazin

Wir widmen uns dem Thema Digitalisierung in der Personalentwicklung und stellen Ihnen neueste Trends und interessante Informationen in Form von Beiträge, Case Studys und Videos dazu vor.

Best-Practice in Unternehmen
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Die Rolle des Einkaufs in der Beschaffung von Weiterbildung


Stefan Kieslich ist Head of Corporate Purchasing & Operations bei der Haufe Group. Wie er und sein Team mit Hilfe eines Punch-Out-Katalogs die Prozesse rund um die Beschaffung von Weiterbildung digitalisieren und damit verschlanken konnten und warum er trotz Kataloglösung nicht an das Konzept „One Size Fits All“ glaubt, darüber spricht er im Interview.

Stefan, was ist deine Rolle als Head of Corporate Purchasing bei der Haufe Group?

Stefan Kieslich: Als Head of Corporate Purchasing verantworte ich den strategischen und operativen Einkauf der Haufe Group und unterstütze alle Geschäftsbereiche und Gesellschaften der Gruppe bei ihren Beschaffungsthemen. Den Bedarf steuern wir dabei über ein Warengruppenmanagement. Darin sind von der Warengruppe Marketing bis hin zu General Management, Logistik, IT und Weiterbildung alle Gruppen vertreten.

Wie läuft der Einkauf von Weiterbildung in der Haufe Group ab?

Stefan Kieslich: Als Gruppe stehen uns über die Haufe Akademie bereits viele interne Weiterbildungsangebote zur Verfügung. Wenn es Bedarf über dieses Angebot hinaus gibt, nutzen wir dafür ebenfalls eine Haufe-Lösung: Haufe Semigator. Über den Punch-Out-Katalog bilden wir jene externen Angebote ab, die die Haufe Akademie nicht im Portfolio hat. Mit Kataloganbietern wie Semigator habe ich im Einkauf einen besseren Überblick: Wie viele Seminare werden gebucht, wer hat wo was ausgegeben? Das gibt auch einen großen Mehrwert im Reporting und macht den Auftragungsprozess, besonders für eine C-Warengruppe wie Weiterbildung, schlank und effizient, indem Themen und Kreditoren auf einer digitalen Plattform gebündelt werden.

„Mit Kataloganbietern wie Semigator habe ich im Einkauf einen besseren Überblick: Wie viele Seminare werden gebucht, wer hat wo was ausgegeben? Das gibt auch einen großen Mehrwert im Reporting“.

Was passiert, wenn Mitarbeiter:innen außerhalb des Portfolios Weiterbildung bestellen?

Stefan Kieslich: Grundsätzlich sehen wir uns im Einkauf als Möglichmacher und nicht als Verhinderer – und nehmen bei Bedarf auch neue Lieferanten auf oder trennen uns von alten. „One Size Fits All“ beim Einkauf von Weiterbildung sehe ich nämlich kritisch. Demnach unterstützen wir, wenn der Bedarf da ist, auch individuelle Wünsche nach speziellen Angeboten außerhalb des Katalogs. Das geht gut mit Kataloganbietern wie Semigator, die mit standardisierten Aufnahmeprozessen von neuen Lieferanten den Prozess verschlanken.

„OneSize Fits All beim Einkauf von Weiterbildung sehe ich kritisch. So unterstützen wir, wenn der Bedarf da ist, auch individuelle Wünsche nach speziellen Angeboten außerhalb des Katalogs“.

Wie stellen Du und Dein Team sicher, dass Einkaufsrichtlinien bei der Buchung von Weiterbildung eingehalten werden?

Stefan Kieslich: Indem wir die Beschaffungsprozesse von Weiterbildung über einen Kataloganbieter digitalisiert und zentralisiert haben, können wir sicher sein, dass Governance-Richtlinien und sonstige Richtlinieneingehalten werden. Das hat nicht nur Vorteile für den Einkauf: Auch die Mitarbeiter:innen brauchen sich bei der Nutzung von so einem Katalog gar keine Gedanken mehr machen, da sie sich automatisch in einem rechtssicheren Rahmen bewegen.

Jetzt ist Weiterbildung auch ein großes Thema für die Personalentwicklung. Inwieweit arbeiten Einkauf und Personalentwicklung bei der Beschaffung von Weiterbildung zusammen?

Stefan Kieslich: Grundsätzlich hat sich die Beschaffung in den letzten Jahren stark digitalisiert. Wo früher der Fokus auf Einsparung lag, geht es heute eher um die Digitalisierung und Optimierung von Prozessen. Inzwischen kommen auch die Impulse aus unterschiedlichen Richtungen. Das können sowohl HR als auch Personalentwicklung sein,  zum anderen aber auch die Mitarbeiter:innen, die intrinsisch motiviert sind, sich weiterzubilden. Und wenn dann bereits ein zentrales Weiterbildungsportfolio zur Verfügung steht, das einfach zu buchen ist, dann macht das den Beschaffungsprozess direkt schlanker. Natürlich brauchen Mitarbeiter:innen auch meistens noch die Freigabe von ihren Vorgesetzten, aber auch die gelingt effizienter über ein zentrales Tool.

„Inzwischen kommen auch die Impulse aus unterschiedlichen Richtungen. Das können sowohl HR als auch PE sein,  zum anderen aber auch die Mitarbeiter:innen, die intrinsisch motiviert sind, sich weiterzubilden.“

Wie siehst du die Zusammenarbeit von Einkauf und Personalentwicklung in der Zukunft?

Stefan Kieslich: Es ist wichtig, dass man miteinander kommuniziert und sich gemeinsam anschaut, wie sich Prozesse weiter digitalisieren lassen. Am Ende des Tages geht es nicht um den Selbstzweck, sondern um ein optimales Angebot für die Mitarbeiter:innen. Personalentwicklung und Einkauf sind wichtiger Baustein für ein optimales Weiterbildungsangebot und deshalb gemeinsam gefragt. Denn schlussendlich sorgt ein gutes Weiterbildungsangebot auch dafür, dass Mitarbeiter:innen im Unternehmen bleiben. Weiterbildung ist inzwischen zum Benefit geworden und nicht mehr nur eine Warengruppe.

Was würdest du „dem Einkauf der Zukunft“ raten?

Stefan Kieslich: Ich kann jedem nur raten, den Einkauf von Weiterbildungen über ein Portal oder eine Plattform zu steuern, da es die Prozesse verschlankt und effizient gestaltet – natürlich in enger Zusammenarbeit mit der Personalentwicklung. Wenn die Rahmenbedingungen passen, werden die Angebote auch angenommen und alle profitieren: Wir im Einkauf, HR und natürlich auch die Mitarbeiter:innen.

 

 

Trends und Zukunftsthemen
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Weiterbildung: Gemeinsame Mission von Personalentwicklung und Einkauf


Sowohl Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen haben inzwischen verstanden: Kontinuierliche Weiterbildung ist überlebenswichtig in der Arbeitswelt 4.0. So ist laut der Weiterbildungsstudie 2022 der Bitkom Akademie für 84 Prozent der Berufstätigen das Weiterbildungsangebot entscheidend für die Wahl des Arbeitgebers [1]. Und auch Unternehmen investieren immer mehr in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter:innen, denn sie wissen: Unternehmen mit einer erfolgreichen Corporate Learning Strategie haben eine bis zu 30 Prozent bessere Performance [2]. Mittlerweile können Mitarbeiter:innen aus vielen Lernformaten wählen: Von E-Learnings, LinkedIn Learning, Micro- und Nanolearnings bis hin zu klassischen Seminaren, Schulungen und Konferenzen.

Besonders die Beschaffung von klassischen Präsenzveranstaltungen ist oft zeitaufwändig und komplex. Welche Rollen nehmen Personalentwicklung und Einkauf in diesem Prozess ein? Welche Herausforderungen gibt es für beide zu überwinden? Und wie lässt sich die Beschaffung von Seminaren externer Anbieter für alle vereinfachen?


„Wir müssen uns weiterbilden!“: Herausforderungen für die Personalentwicklung

Der interne Bedarf an Weiterbildung steigt. Abdecken müssen ihn in den meisten Fällen Personalentwickler:innen. Doch das ist nicht immer leicht, stehen sie doch vor zahlreichen Herausforderungen.

So müssen Personalentwickler:innen zum einen ein Weiterbildungsportfolio im Unternehmen anbieten, das die unterschiedlichen Bedürfnisse und Anforderungen der Belegschaft erfüllt. Der Fokus liegt auf einer Angebotsvielfalt, denn jede:r lernt anders, präferiert mal das digitale E-Learning und mal die Präsenzveranstaltung. Aufgabe der Personalentwicklung ist es, vielfältige Angebote bereitzustellen, die Mitarbeiter:innen zur eigenständigen Weiterbildung anregen.

Zum anderen müssen sie auch sicherstellen, dass die angebotenen Seminare, E-Learnings und Webinare einen gewissen Qualitätsstandard aufweisen. Schließlich sollen die Weiterbildungsmaßnahmen auch fruchten und das Unternehmen langfristig voranbringen. Das ist keine leichte Aufgabe. Während Personalentwickler:innen bei internen Angeboten noch einen guten Überblick und auch Einfluss auf die Qualität der Veranstaltungen haben, sieht das bei externen Angeboten schnell anders aus. Bringt die Konferenz, auf der noch keine:r war, den gewünschten Mehrwert? Ist der:die neue Trainer:in sein:ihr Geld wert?

Im Anbieter:innendschungel am Weiterbildungsmarkt durchzusteigen, stellt eine zusätzliche Herausforderung dar. Wer bietet die gewünschte Qualität? Der Markt ist fragmentiert, es gibt keine zentralen Qualitätsstandards, auf die man sich verlassen kann und er ist ständig in Bewegung. Stets alle Anbieter:innen mit ihrem individuellen Portfolio im Blick zu behalten, ist schier unmöglich.

Zu guter Letzt stehen Personalentwickler:innen vor der Herausforderung, dafür zu sorgen, dass das sorgfältig kuratierte Weiterbildungsangebot auch von der Organisation angenommen wird. Oft ist das Angebot unter der Belegschaft nicht bekannt und wird nur sporadisch und auf Zuruf genutzt. Buchungsprozesse sind unklar und bilden eine Hürde.  

 „Achtung Maverick Buying!“: Herausforderungen für den Einkauf


Wenn Weiterbildungsangebote von externen Anbieter:innen eingekauft werden, kommt der Einkauf ins Spiel. Auch Einkäufer:innen stehen dabei vor zahlreichen Herausforderungen. Immer wieder werden Weiterbildungen am Einkauf vorbei gebucht (Maverick Buying) und sorgfältig verhandelte Rahmenverträge nicht genutzt, wenn Mitarbeiter:innen Seminare in Eigenregie buchen. Wie sensibilisiert man Mitarbeiter:innen dafür, Rahmenverträge zu beachten und Einkaufsrichtlinien bei jeder Buchung einzuhalten?

Dem Einkauf fehlt zudem oft keine zentrale Übersicht über alle gebuchten Veranstaltungen. Das nimmt ihm die Möglichkeit, Potenziale für neue Rahmenverträge zu entdecken und bessere Konditionen auszuhandeln. Auch eine Kostenkontrolle- und Optimierung wird so enorm erschwert.

Eine weitere Herausforderung ist das Lieferantenmanagement. Zahlreiche Einzelbestellungen müssen angelegt, Lieferanten einzeln gepflegt werden. Das bringt einen hohen Aufwand mit sich. Wie lassen sich also viele Bestellungen auf weniger Lieferanten bündeln?

Zudem gibt es oft rechtliche und vertragliche Aspekte, die bei der Zusammenarbeit mit externen Weiterbildungsanbieter:innenn zu beachten sind. Werden die eigenen Einkaufsrichtlinien eingehalten? Wie steht es um die Lieferketten der Anbieter:innen in Bezug auf das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)? Diese Anforderungen einzuhalten, stellt Einkäufer:innen vor immer größere werdende Herausforderungen.



Gemeinsame Sache für gemeinsamen Erfolg

Wenn sich Mitarbeiter:innen eigenständig um ihre Weiterbildungen kümmern, ist das wünschenswert und spricht für intrinsische Motivation. Machen Personalentwicklung und Einkauf allerdings gemeinsam Angebote, die sowohl den Ansprüchen von HR als auch den Richtlinien aus dem Einkauf entsprechen, profitieren alle davon:

Personalentwickler:innen sichern die Qualität des Weiterbildungsangebots im Unternehmen, wählen Lieferant:innen enstprechend der benötigten Kompetenzen aus und können das Lernangebot an die Mitarbeiter:innen kommunizieren.

Einkäufer:innen stellen die Einhaltung rechtlicher und vertraglicher Vorgaben sicher und reduzieren Maverick Buying. Gleichzeitig handeln sie mit ihrer Expertise bessere Konditionen aus und sichern dadurch ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis der Angebote.

Lernende bestellen Weiterbildungen über einen zentralen, vom Einkauf eingeführten und abgestimmten Prozess, der sie niedrigschwellig und ohne Hürden dazu motiviert, sich eigenständig und kontinuierlich weiterzubilden.

Für die gemeinsame Sache fehlt es beiden Bereichen oftmals lediglich an Transparenz: Die Personalentwicklung kann nicht einsehen, welche Weiterbildungen gebucht, durchgeführt oder storniert wurden. Das wiederum ist wichtig für die Erfolgsmessung der Maßnahmen. Der Einkauf kann ohne Transparenz keine Kosten kontrollieren und optimieren.

Personalentwicklung und Einkauf sollten das Gesamtangebot daher gemeinsam kuratieren und beispielsweise über einen zentralen Punch-Out-Katalog bereitstellen – auch und insbesondere für eine optimierte Lernerfahrung der Mitarbeiter:innen.



Fazit: Hand in Hand arbeiten für geringeren Workload undeine bessere Learning Experience

Wenn Personalentwicklung und Einkauf beim Thema Weiterbildung zusammenarbeiten, profitieren nicht nur die jeweiligen Abteilungen, sondern das gesamte Unternehmen. So weiß die Personalentwicklung dank zentraler, digitaler Beschaffungsprozesse durch den Einkauf, welche Angebote fruchten – und welche nicht. Der Einkauf wiederum kann sichergehen, dass Einkaufsrichtlinien eingehalten und Maverick Buying vermieden wird. Individuelle Bestellprozesse, die mehr Ressourcen als üblich fordern, werden zur Seltenheit, der Workload sinkt. Und zu guter Letzt profitiert die an dieser Stelle möglicherweise wichtigste Gruppe: die Lernenden. Sie erleben einen angenehmen und unkomplizierten Buchungsprozess und sind motiviert, die eigene Weiterbildung in die Hand zu nehmen. Und das ist wiederum gut für das Unternehmen: Mit den neuen Kompetenzen bleibt die Wettbewerbsfähigkeit in der Arbeitswelt 4.0 erhalten. Win Win für alle.

[1] Bitkom Akademie und HRPepper Management Consultants, „Weiterbildungsstudie2022“.

[2] McKinsey GlobalInstitute, 2023, „Performance through People”.

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Live Webinare

Nicht ohne den Einkauf – Weiterbildungen per Punch-Out-Katalog bestellen

Externe Seminare, Konferenzen und Messen werden in vielen Unternehmen am Einkauf vorbei gebucht. Das Ergebnis: fehlende Kostentransparenz und Qualitätssicherung der extern gebuchten Dienstleistungen. Zudem fallen viele Einzelbestellungen bei zahlreichen Lieferanten an. Diese müssen als Kreditoren angelegt und gepflegt werden – Administrative Vorgänge, die automatisiert werden können. Im Webinar zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Prozesse rund um den Einkauf von externen Weiterbildungen mit einem Punch-Out-Katalog optimieren und dabei Kosten einsparen.

10.4.2024
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10.7.2024
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23.10.2024
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Nicht ohne den Einkauf – Weiterbildungen per Punch-Out-Katalog bestellen

Learning Procurement: Der unscheinbare Held in der Personalentwicklung

Welche Rolle spielt Learning Procurement in der Personalentwicklung? Und warum sollten sich Personalentwickler:innen damit beschäftigen? Erfahren Sie, welche Heldentaten dieser oft übersehene Baustein im Corporate Learning Angebot vollbringt – und so zum Sparring Partner der Personalentwicklung wird.

21.2.2024
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22.5.2024
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Learning Procurement: Der unscheinbare Held in der Personalentwicklung

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