Nicht ohne den Einkauf! Besuchen Sie unser Webinar und erfahren Sie, warum der Einkauf ein wichtiger Treiber bei der Beschaffung von Weiterbildung sein sollte.
Weiterbildungen machen Unternehmen fit für die Zukunft. Mitarbeiter:innen entwickeln sich und ihre Fähigkeiten weiter und bringen so die Organisation voran. Hier kommt der Einkauf ins Spiel. Oftmals müssen besonders fachliche Weiterbildungen aus den unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens extern eingekauft werden. Damit die Beschaffung gelingt, setzen immer mehr Einkäufer:innen auf digitale Beschaffungsplattformen. So auch Stefan Kieslich, Head of Corporate Purchasing & Operations bei der Haufe Group. Er gibt Einblicke, wie der Einsatz von Plattformen für die Beschaffung von Weiterbildung Prozesse vereinfacht und den Einkauf effizienter gestaltet.
Die Digitalisierung hat den Einkauf in den letzten Jahren stark verändert. Zentrale, digitale Beschaffungsplattformen organisieren inzwischen die Beschaffung in großen Unternehmen. Auch Weiterbildung muss kontinuierlich beschafft werden. Doch „One Size Fits All“ ist hier keineswegs die Antwort. Es geht vielmehr darum, den stetig steigenden, individuellen Anforderungen gerecht zu werden. Eine Vielzahl unterschiedlicher Weiterbildungen muss jedes Jahr extern eingekauft werden. Während die eine Abteilung eine Veranstaltung von Anbieter X bestellt, benötigt die andere Abteilung ein Seminar von Anbieter Y. Digitale Plattformen unterstützen den operativen Einkauf, indem sie das Angebot des Marktes konsolidieren und intern zentralisiert abbilden. Das schafft Transparenz und vereinfacht den Buchungsprozess.
Doch wie können solche Prozesse tatsächlich in die Praxis umgesetzt werden? Stefan Kieslich, Head of Corporate Purchasing & Operations bei der Haufe Group, teilt seine Erfahrungen. Er berichtet, wie er und sein Team mit Hilfe eines Punch-Out-Katalogs die Prozesse rund um die Beschaffung von Weiterbildung vereinfacht haben. Trotz dieser standardisierten Kataloglösung ist für ihn das Konzept „One Size Fits All“ nicht die einzige Devise. Schließlich kommen Ideen von verschiedenen Seiten. „Die Beschaffung von Weiterbildungen hat sich in den letzten Jahren stark digitalisiert. Wo früher der Fokus auf Einsparung lag, geht es heute eher um die Digitalisierung und Optimierung von Prozessen. Inzwischen kommen auch die Impulse aus unterschiedlichen Richtungen. Das können sowohl HR als auch Personalentwicklung sein. Zum anderen aber auch die Mitarbeiter:innen, die intrinsisch motiviert sind, sich weiterzubilden. Und wenn dann bereits ein zentrales Weiterbildungsportfolio zur Verfügung steht, dann vereinfacht das den Beschaffungsprozess direkt. Natürlich brauchen Mitarbeiter:innen auch meistens noch die Freigabe von ihren Vorgesetzten. Aber auch die gelingt effizienter über ein zentrales Tool.“
Was es also braucht, ist eine ganzheitliche Betrachtung der Beschaffungsprozesse, um sie zeitgemäß und effizient zu gestalten. Diese sehen auch Kieslich und sein Team so: „Mit Kataloganbietern wie Haufe Semigator habe ich im Einkauf einen besseren Überblick: Wie viele Seminare werden gebucht, wer hat wo was ausgegeben? Das gibt auch einen großen Mehrwert im Reporting und macht den Auftragungsprozess schlank. Besonders eine C-Warengruppe wie Weiterbildung profitiert wenn Themen und Kreditoren auf einer digitalen Plattform gebündelt werden.“
Besonders in der Beschaffung von Weiterbildungen für unterschiedliche Unternehmensbereiche sind die Vorteile einer zentralen, digitalen Lösung offensichtlich. Schließlich ebnet sie nicht nur den Weg in eine digitale Zukunft für den Einkauf. Sie trägt auch dazu bei, dass Mitarbeiter:innen unkompliziert genau die Weiterbildung finden und buchen, die sie für ihre persönliche Entwicklung benötigen. Die Vorteile einer digitalen Beschaffungslösung im Überblick:
Mit einer digitalen Beschaffungslösung reduzieren Einkäufer:innen manuelle Prozesse und sparen dadurch wertvolle Ressourcen ein. Gerade beim Thema betriebliche Weiterbildungen sind effiziente Prozesse im Einkauf essenziell, um schnell und zielgerichtet auf gesteigerte Anforderungen reagieren zu können. Denn während der:die eine Mitarbeiter:in aus dem Marketing eine Weiterbildung in Sachen Künstliche Intelligenz und Marketing fordert, braucht der:die andere Mitarbeiter:in aus der Produktion eine Einführung an einer neuen Maschine, die nur über eine:n externe:n Experten:in erfolgen kann. In beiden Fällen ist das Unternehmen darauf angewiesen, dass der Einkauf Prozesse bietet, die ein schnelles und effizientes Bestellen der geforderten Weiterbildungen ermöglicht. Denn nur dann stellt das Unternehmen sicher, dass die benötigten Kompetenzen umgehend in der Belegschaft vertreten sind.
„Grundsätzlich sehen wir uns im Einkauf als Möglichmacher und nicht als Verhinderer – und nehmen bei Bedarf auch neue Lieferanten auf oder trennen uns von alten. 'One Size Fits All' beim Einkauf von Weiterbildung sehe ich nämlich kritisch. Demnach unterstützen wir, wenn der Bedarf da ist, auch individuelle Wünsche nach speziellen Angeboten außerhalb des Katalogs. Das geht gut mit Kataloganbietern, die mit standardisierten Aufnahmeprozessen von neuen Lieferanten den Prozess verschlanken.“ – Stefan Kieslich
Um die Einkaufsprozesse von Weiterbildungen digital und dadurch effizient aufzustellen, bieten sich digitale Plattformen wie Haufe Semigator an. Sie bündeln an einer zentralen Anlaufstelle alle den Mitarbeiter:innen zur Verfügung stehenden externen Weiterbildungen. Dadurch suchen und finden Mitarbeiter:innen ihre fachlichen Weiterbildungen innerhalb eines digitalen Katalogs und können gleichzeitig auch über die Plattform das jeweilige Angebot auch buchen. Für den Einkauf bedeutet das: Alle relevanten Anbieter:innen von Weiterbildungen sind in jeweils einem spezifischen Unternehmenskatalog gebündelt. Endlose Suchen und Vergleiche auf verschiedenen Plattformen entfallen. Ohnehin unterscheiden sich Angebote in Umfang, Tiefe und Kostenstruktur – was Vergleiche verschiedener Anbieter:inen nur komplizierter macht. Unkalkulierbaren Kosten und Rechnungen aus allen Richtungen sind damit auch ein jähes Ende gesetzt, denn alle zugehörigen Rechnungen kommen von einem Kreditor und erleichtern die Buchhaltung und damit den gesamten Einkaufsprozess. Der Einkauf profitiert von standardisierten Prozessen mit deutlich geringerem administrativem Aufwand und hat Ressourcen frei für die strategische Digitalisierungsarbeit.
Die Digitalisierung schreitet im Einkauf voran. Wer jetzt digitalisiert, profitiert morgen von effizienten Prozessen, die Weiterbildung im Unternehmen nicht nur ermöglichen, sondern zur Priorität machen. Schließlich hängt die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens langfristig von den Kompetenzen und Fähigkeiten seiner Mitarbeiter:innen ab. Die dazugehörigen Weiterbildungen zu beschaffen, wird daher zur strategischen Aufgabe im Einkauf. Digitale Beschaffungslösungen unterstützen dabei, indem sie fachliche Weiterbildungen beispielsweise über zentrale, digitale Learning Procurement Plattformen wie Haufe Semigator abbilden. Dadurch bauen Unternehmen Kompetenzen und Fähigkeiten aus, sparen Zeit und Ressourcen bei den Beschaffungsprozessen ein und motivieren zeitgleich die eigenen Mitarbeiter:innen, sich eigenständig und kontinuierlich weiterzuentwickeln – eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.
Stefan Kieslich bringt es auf den Punkt:
„Es ist wichtig, dass man miteinander kommuniziert und sich gemeinsam anschaut, wie sich Prozesse weiter digitalisieren lassen. Am Ende des Tages geht es nicht um den Selbstzweck, sondern um ein optimales Angebot für die Mitarbeiter:innen. Personalentwicklung und Einkauf sind wichtiger Baustein für ein optimales Weiterbildungsangebot und deshalb gemeinsam gefragt. Denn schlussendlich sorgt ein gutes Weiterbildungsangebot auch dafür, dass Mitarbeiter:innen im Unternehmen bleiben. Weiterbildung ist inzwischen zum Benefit geworden und nicht mehr nur eine Warengruppe.“
