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Digitale & nachhaltige Weiterbildungsbeschaffung

Die Zukunft der Weiterbildungsbeschaffung: digital, effizient, erfolgreich

Artikel
26
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February 2023
3
Min lesen

Die Zukunft der Weiterbildungsbeschaffung: digital, effizient, erfolgreich

 Die Zukunft der Weiterbildungsbeschaffung: digital, effizient, erfolgreich

Weiterbildungen machen Unternehmen fit für die Zukunft. Mitarbeiter:innen entwickeln sich und ihre Fähigkeiten weiter und bringen so auch die Organisation voran. Hier kommt der Einkauf ins Spiel. Denn oftmals müssen besonders fachliche Weiterbildungen aus den unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens extern eingekauft werden. Um den steigenden Bedarf abzudecken, brauchen Einkäufer:innen digitale Unterstützung. Damit die Beschaffung gelingt, setzen nun immer mehr Unternehmen auf digitale Beschaffungsplattformen.

Digitaler Einkauf von Weiterbildung: Mit Plattformen zum Erfolg

Die Digitalisierung hat auch den Einkauf in den letzten Jahren stark verändert. Zentrale, digitale Beschaffungsplattformen organisieren inzwischen die Beschaffung von Weiterbildungen in großen Unternehmen. Diese senken nicht nur die Prozesskosten und vermeiden Maverick Buying, sondern erhöhen auch die Transparenz über jegliche Beschaffungsprozesse, die im Unternehmen ablaufen. Diese Digitalisierung im Einkauf ist auch beim Thema Weiterbildung notwendig, um mit den gestiegenen Anforderungen mitzuhalten. Schließlich müssen gerade im Weiterbildungsbereich immer mehr und vor allem verschiedene Weiterbildungen von extern eingekauft werden. Während die eine Abteilung eine Veranstaltung von Anbieter X bestellt, benötigt die andere Abteilung ein Seminar von Anbieter Y. Digitale Plattformen unterstützen den operativen Einkauf, indem sie das Angebot des Marktes konsolidieren und intern zentralisiert abbilden. Das reduziert manuelle Aufwände maßgeblich und legt den Grundstein für weitere Digitalisierungsprozesse.

Digitale Beschaffung von Weiterbildung: Die Vorteile im Überblick

Besonders in der Beschaffung von Weiterbildungen für unterschiedliche Unternehmensbereiche sind die Vorteile einer zentralen, digitalen Lösung offensichtlich. Schließlich ebnet sie nicht nur den Weg in eine digitale Zukunft für den Einkauf, sondern trägt dazu bei, dass Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen unkompliziert genau die Weiterbildung finden und buchen, die sie für ihre persönliche Entwicklung benötigen. Die Vorteile einer digitalen Beschaffungslösung im Überblick:

  • Erhöhte Transparenz & Kostenkontrolle: Werden alle Weiterbildungen über eine zentrale Plattform gebucht, behält der Einkauf zu jedem Zeitpunkt den Überblick. Wer hat wann welche Weiterbildung zu welchen Kosten gebucht? Dank der Zentralisierung behalten Einkäufer:innen jegliche Kosten im Blick. Dadurch sehen sie leichter, wo es Einsparungspotenziale gibt, welche Rahmenverträge eventuell neu verhandelt werden sollten, welche Angebote viel nachgefragt werden und welche eventuell aus dem Portfolio genommen werden sollten.  
  • Flexibilität & Anpassungsfähigkeit: Welche Fähigkeiten brauchen wir heute, welche Kompetenzen sind morgen relevant? Mit einer digitalen Beschaffungslösung können Unternehmen schnell auf die sich verändernden Anforderungen am Markt reagieren. Einkäufer:innen stellen dabei sicher, dass Mitarbeiter:innen schnell und unkompliziert genau die Weiterbildungen finden und buchen können, die sie brauchen – noch dazu auf schlankem, rechtssicherem und digitalem Weg.  
  • Compliance: Mit einer digitalen Plattform für den Einkauf von externer Weiterbildung halten Einkäufer:innen mühelos alle Compliance-Richtlinien ein und schaffen Transparenz über ihre Lieferant:innen.  
  • Kostenreduktion durch optimierte Prozesse: Mit einer digitalen Beschaffungsplattform reduzieren Unternehmen nicht nur das Maverick Buying, da jegliche Beschaffungen über die Plattform laufen. Sie reduzieren zudem auch Kosten, indem Prozesse nicht mehr manuell, sondern automatisiert ablaufen. Das spart Zeit und Ressourcen und damit Geld.  

Einkauf der Zukunft: digital, effizient, erfolgreich

Mit einer digitalen Beschaffungslösung reduzieren Einkäufer:innen manuelle Prozesse und sparen dadurch wertvolle Ressourcen ein. Gerade beim Thema betriebliche Weiterbildungen sind effiziente Prozesse im Einkauf essenziell, um schnell und zielgerichtet auf gesteigerte Anforderungen reagieren zu können. Denn während der:die eine Mitarbeiter:in aus dem Marketing eine Weiterbildung in Sachen Künstliche Intelligenz und Marketing fordert, braucht der:die andere Mitarbeiter:in aus der Produktion eine Einführung an einer neuen Maschine, die nur über eine:n externe:n Experten:in erfolgen kann. In beiden Fällen ist das Unternehmen darauf angewiesen, dass der Einkauf Prozesse bietet, die ein schnelles und effizientes Bestellen der geforderten Weiterbildungen ermöglicht. Denn nur dann stellt das Unternehmen sicher, dass die benötigten Kompetenzen umgehend in der Belegschaft vertreten sind.  


Einkauf von Weiterbildung digitalisieren und auf Plattformen setzen
 

Um die Einkaufsprozesse von Weiterbildungen digital und dadurch effizient aufzustellen, bieten sich digitale Plattformen wie Haufe Semigator an. Sie bündeln an einer zentralen Anlaufstelle alle den Mitarbeiter:innen zur Verfügung stehenden externen Weiterbildungen. Dadurch suchen und finden Mitarbeiter:innen ihre fachlichen Weiterbildungen innerhalb eines digitalen Katalogs und können gleichzeitig auch über die Plattform das jeweilige Angebot auch buchen. Für den Einkauf bedeutet das: Alle relevanten Anbieter:innen von Weiterbildungen sind in jeweils einem spezifischen Unternehmenskatalog gebündelt. Endlose Suchen und Vergleiche auf verschiedenen Plattformen entfallen. Ohnehin unterscheiden sich Angebote in Umfang, Tiefe und Kostenstruktur – was Vergleiche verschiedener Anbieter:inen nur komplizierter macht. Unkalkulierbaren Kosten und Rechnungen aus allen Richtungen sind damit auch ein jähes Ende gesetzt, denn alle zugehörigen Rechnungen kommen von einem Kreditor und erleichtern die Buchhaltung und damit den gesamten Einkaufsprozess. Der Einkauf profitiert von standardisierten Prozessen mit deutlich geringerem administrativem Aufwand und hat Ressourcen frei für die strategische Digitalisierungsarbeit.

Mit digitalen Beschaffungsplattformen wie Haufe Semigator sparen Unternehmen im Einkauf Kosten ein, indem sie die manuellen Aufwände für die Bestellprozesse reduzieren.

Beschaffung von Weiterbildung digitalisieren

Mit der Digitalisierung der Weiterbildungsplattform allein endet der Einfluss von Plattformen wie Haufe Semigator aber nicht. Auch dazugehörige Prozesse werden digitalisiert. Haufe Semigator verlagert dafür beispielsweise den Auswahl- und Buchungsprozess gänzlich in den virtuellen Raum und reduziert dadurch die administrativen Aufwände für den Einkauf. Mitarbeiter:innen suchen, finden und buchen ihre fachlichen Weiterbildungen über die zentrale, digitale Plattform und gehen nicht mehr eigenständig auf Weiterbildungssuche am Markt. Gleichzeitig professionalisieren Plattformen wie Haufe Semigator die digitalen Einkaufsprozesse, indem sie eine einheitliche Datenlandschaft sicherstellen, über die Einkäufer:innen einen besseren Überblick über alle Einkaufsprozesse externer Weiterbildung erhalten.

10 Gründe für eine Learning Procurement Plattform wie Haufe Semigator

  1. Automatisierung spart Zeit: Haufe Semigator vereint Weiterbildungsprozesse von Buchung bis Abrechnung in einer Software mit automatisierten Freigabeprozessen und HR-Dokumentation.
  1. Lernvielfalt per Klick: Haufe Semigator ermöglicht den Zugang zu Tausenden von Veranstaltungen, fördert selbstgesteuertes Lernen und bietet Filterfunktionen zur gezielten Auswahl.
  1. Flexibilität bei Weiterbildungspartner:innen: Haufe Semigator erlaubt die Auswahl von Rahmenvertragspartner:innen zu gewohnten Konditionen.  
  1. HR-Transparenz mit eigenem Dashboard: Im HR-Cockpit von Haufe Semigator behalten Sie den Überblick über alle gebuchten Weiterbildungen und Kosten, um die Personalentwicklung strategisch zu steuern.
  1. Qualitätssicherung mit Feedback: Semigator optimiert das Weiterbildungsangebot, indem Mitarbeiter:innen qualifiziertes Feedback geben und so zur Auswahl geeigneter Veranstaltungen beitragen.
  1. Digitale Freigabeprozesse: Haufe Semigator ermöglicht die digitale Abbildung von Freigabeprozessen im Buchungstool, wodurch Mitarbeiter:innen eigenständig im Rahmen der Unternehmensrichtlinien recherchieren und buchen können.
  1. Reduzierte Aufwände und Kosten: Durch den zentralen Buchungsprozess über Haufe Semigator werden administrative Aufwände für alle Beteiligten reduziert, was gleichzeitig die Beschaffungskosten senkt.
  1. Einfache Handhabung und Self-Service: Das selbsterklärende Buchungstool von Haufe Semigator ermöglicht Mitarbeiter:innenn aus allen Berufsgruppen eigenverantwortliche Buchungen, während das Corporate Service Team sich um den Rest kümmert.
  1. Vertrauen von über 50 Großunternehmen: Mehr als 50 zufriedene Unternehmen und damit zahlreiche Mitarbeiter:innen etwa von ERGO und Bayer, haben ihren Weiterbildungsprozess mit Haufe Semigator bereits digitalisiert und von über 10 Jahren Erfahrung im Markt profitiert.
  1. Einfache Implementierung: Haufe Semigator integriert sich nahtlos in bestehende Systeme, darunter Learning-Management-Systeme, HR-Systeme und Einkaufssysteme.

Warum sich die Digitalisierung im Einkauf von Weiterbildung lohnt

Die Digitalisierung schreitet im Einkauf voran. Wer jetzt digitalisiert, profitiert morgen von effizienten Prozessen, die Weiterbildung im Unternehmen nicht nur ermöglichen, sondern zur Priorität machen. Schließlich hängt die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens langfristig von den Kompetenzen und Fähigkeiten seiner Mitarbeiter:innen ab. Die dazugehörigen Weiterbildungen zu beschaffen, wird daher zur strategischen Aufgabe im Einkauf. Digitale Beschaffungslösungen unterstützen dabei, indem sie fachliche Weiterbildungen beispielsweise über zentrale, digitale Learning Procurement Plattformen wie Haufe Semigator abbilden. Dadurch bauen Unternehmen Kompetenzen und Fähigkeiten aus, sparen Zeit und Ressourcen bei den Beschaffungsprozessen ein und motivieren zeitgleich die eigenen Mitarbeiter:innen, sich eigenständig und kontinuierlich weiterzuentwickeln – eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.