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Digitalisierung im Einkauf – optimierte Beschaffungsprozesse, weniger Maverick Buying

Unternehmen befinden sich in einem Transformationsprozess: Die Förderung von Innovationen – vor allem im digitalen Bereich – ist unabdingbar geworden, um dem Wettbewerbsdruck standzuhalten und Unternehmen erfolgreich für die Zukunft aufzustellen. Im Einkauf von Lernangeboten überzeugen digitale Lösungen nicht zuletzt mit einer höheren Effizienz‍.

Im Whitepaper: Digitale und nachhaltige Weiterbildungsbeschaffung

Weiterbildungsbeschaffung ist in vielen Unternehmen nach wie vor ineffizient und aufwändig. Die Krise der vergangenen Monate – Stichwort Einsparungen und der Umstieg ins Home- Office – ließen das Thema quasi zum Erliegen kommen. Dabei ist der Aufbau von Know-how heute wichtiger denn je: Die (Arbeits-)Welt entwickelt sich rasant und die digitalen Technologien befeuern diesen Wandel. Erfahren Sie in unserem Whitepaper mehr über digitale und nachhaltige Weiterbildungsbeschaffung mit Haufe Semigator.

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Die Beschaffung von Weiterbildung in Ihrem Unternehmen vereinfachen und ganzheitlich betrachten

Mark Leine ist Senior Solution Manager für die Beschaffungslösung Haufe Semigator. Der Nordrhein-Westfale hat schon zahlreiche Großunternehmen beraten, wie sie mit digitalen Lösungen von Haufe Semigator Ihre Prozesse im Hinblick auf Beschaffung, Verwaltung und Abrechnung digitalisieren und optimieren können.

Neues Wissen und Fähigkeiten fördern

Für Unternehmen heißt es, sich nachhaltig digital aufzustellen, wenn sie auch zukünftig erfolgreich sein wollen. Dabei ist es kostengünstiger die eigenen Teams für den digitalen Wandel zu rüsten, als neu zu rekrutieren. Ein grundlegender Schritt in diese Richtung ist es, Mitarbeiter mit neuem Wissen und nötigen Fähigkeiten auszustatten. Eine Studie der Initiative „Neue Qualität der Arbeit“ belegt zudem, dass Weiterbildungen und Coachings nicht nur dabei helfen,  die Belegschaft fit für die Zukunft zu machen, sondern auch die Mitarbeitendenzufriedenheit zu erhöhen. Und zufriedene Mitarbeiter:innen  sorgen für bessere Arbeitsergebnisse und stärken so die Wettbewerbsfähigkeit. Denn: Es sind Wissen und Können der Mitarbeiter:innen, die ein Unternehmen auf Dauer zukunftsfähig machen. Doch was bedeutet das konkret für den Einkauf von Weiterbildung?

Einkauf und Personalentwicklung als strategische Weichensteller

Im Rahmen der digitalen Transformation wird die strategische Rolle des Einkaufs und der Personalentwicklung als Innovationstreiber immer wichtiger. Die Schwierigkeiten, mit denen beide Bereiche zu kämpfen haben, sind die vielen unterschiedlichen Lieferanten und Weiterbildungsanbieter, häufig auf unterschiedlichen Qualitätslevels, über die sich Einkauf und Personalentwicklung einen Überblick verschaffen müssen. Damit verbunden ist ein hoher Rechercheaufwand, eine aufwändige Daten- und Vertragspflege sowie die Bearbeitung individueller Anfragen. Oft geschieht die Buchung von Weiterbildungen ungeordnet, eine zentrale Plattform gibt es nicht. Das bedeutet, Kataloge werden gewälzt, Internetrecherchen nachunterschiedlichen Anbietern werden durchgeführt und weder HR noch Einkauf oder gar Mitarbeiter:innen behalten den Überblick. So kann es dazu kommen, dass komplexe Bestellprozesse die Angestellten abschrecken, der akute Weiterbildungsbedarf nicht gestillt wird und die Unzufriedenheit zunimmt. Im Großen und Ganzen bedeutet dies, dass hohe Aufwände in Hinblick auf Zeit und Kosten entstehen und es an Transparenz über den internen Bedarf bzw. Bestandfehlt.

Hinzu kommt die Gefahr des Maverick Buying – meint: Es gibt „Mavericks“, auf Deutsch „Einzelgänger“ oder „Außenseiter“, die am Einkaufvorbei für das Unternehmen einkaufen.

Der Schaden von Maverick Buying kann vielfältig sein: Mangelnde Transparenz über die beschafften Leistungen kann die Nutzung von Bündelungs- bzw. Rahmenvertragsvorteilen verhindern. Die Verhandlungskompetenz des Einkaufs wird nicht genutzt. Es gibt Beispiele, in denen die Preiseerheblich gesunken sind, nur weil die Teilnahme eines Einkäufers im Lieferantengespräch angekündigt wurde. Nicht zu unterschätzen sind Abwicklungs- und Gewährleistungsprobleme, z. B. falls Einkaufslaien keine wasserdichten Verträge abgeschlossen haben. Last but not least ergeben sich aus unkontrolliertem Maverick Buying nicht kalkulierbare Compliance-Risiken.

Effizienzsteigerung durch digitale Lösungen

Was ist die Lösung? Zunächst einmal sollten Unternehmen sich eine Übersicht über den Ist-Zustand verschaffen: Welchen Bedarf an Wissen und Fähigkeiten gibt es? Welche Veranstaltungen werden intern angeboten und wie kann das interne und unternehmenseigene Veranstaltungsprogramm sinnvoll durch externe Angebote ergänzt werden? Welche Formate eigenen sich, um Lücken zu schließen (Online- oder E-Trainings, Weiterbildungen, Kongresse etc.)? Sind diese Fragen beantwortet, stellt sich bereits die nächste: Wie lässt sich der Beschaffungsprozess optimieren? Digitale Lösungen, ob als Stand-alone-Lösung oder in Ihr bestehendes System integriert, können hier eine enorme Erleichterung bieten.

Mit digitalen Lösungen erhalten Unternehmen alles aus einer Hand. Der Beschaffungsprozess lässt sich ganzheitlich abbilden, d. h. von der Recherche über die Bestellung und die Abrechnung. Somit ist eine umfassende Dokumentation mit ganzheitlicher Transparenz möglich. Eine zentrale Weiterbildungsplattform hilft dabei, den Überblick über die verschieden Lernangebote und -formate zu behalten. So können Mitarbeitende von überall aus und mit nur wenigen Klicksauf das gesamte Weiterbildungsportfolio zugreifen und der Einkauf und die Personalentwicklung behält den Überblick über die gebuchten Angebote. Das erspart nicht nur Zeit im operativen Geschäft, sondern sorgt durch die Zeitersparung gleichzeitig für eine Kostensenkung. Die Warengruppe Weiterbildung wird oft unterschätzt, da eine Optimierung in diesen Bereichen meist als nicht relevant angesehen wird und der Beschaffungsprozess meist sehr aufwändig ist. Dabei lassen sich hier mit digitalen Lösungen schnell und einfach Kosten sparen und Unternehmensprozesse nachhaltig digitalisieren. Auch Savings im Spend sind möglich.  

Zeit und Kosten sparen: Der Vorteil digitaler Beschaffungslösungen  

Langwierige Recherche- und Anmeldeprozesse gehören mit einer digitalen Beschaffungslösung der Vergangenheit an. Die untenstehende Grafikmacht beispielhaft deutlich, wie viel Zeit und damit auch Kosten ein standardisierter digitaler Bestellprozess einspart. Dadurch, dass alle relevanten Anbieter von Weiterbildungen in jeweils einem spezifischen Unternehmenskatalog gebündelt sind, entfällt das lange Suchen und Vergleichen auf verschiedenen Plattformen. Gleichzeitig können Bestellungen direkt und ohne komplizierte Anmeldung getätigt werden, Rechnungen kommen von einem Kreditor und erleichtern die Buchhaltung und damit den gesamten Einkaufsprozess.

Grafik zum Einsparpotential
Abb. 1: Zeit und Kosten sparen mit digitalen Beschaffungslösungen

Mitarbeitende mit in den digitalen Wandel nehmen

Mitarbeitende sind der Schlüssel für den Erfolg eines Unternehmens. Mit der Einführung digitaler Lösungen werden Einkaufsprozesse zwar vereinfacht und auf lange Sicht werden sie für mehr Mitarbeiterzufriedenheit sorgen, doch das gelingt nur, wenn Unternehmen ihre Angestellten bei der Einführung mit ins Boot holen. Die neuen Bestellverfahren müssen transparent an die Nutzer kommuniziert werden, ein Ansprechpartner oder Key User für Fragenbereitstehen, damit gar nicht erst Ängste vor dem neuen digitalen Prozessentstehen. Wir von Haufe Semigator beraten Sie rund um die Einführung digitaler Beschaffungslösungen und darüber hinaus.  Wir durften bereits zahlreiche positive Erfahrungen durch unsere unterstützenden Maßnahmen sammeln und begleiten auch Sie gerne auf dem Weg in die Digitalisierung.

Mit digitalen Einkaufslösungen in die Zukunft

Mit digitalen Beschaffungslösungen reduzieren Sie aufwendige manuelle Prozesse und senken somit Ihre Prozesskosten. Gleichzeitig sorgen digitale Lösungen für Transparenz im Einkauf, senken die Maverick Buying Quote und liefern Ihnen gebündelt einen Überblick über das Angebot am Markt. Vereinfachen Sie den Beschaffungsprozess für Ihre Mitarbeitenden und entlasten Sie somit den operativen Einkauf und HR.

Lernen Sie die digitalen Beschaffungslösungen und Weiterbildungsplattform von Haufe Semigator kennen. Von der Prozessberatung über die Implementierung bis hin zum Onboarding des gesamten Unternehmens: Gerne  unterstütze ich Sie bei Ihrem Vorhaben! Wagen Sie mit uns den Schritt in die digitale Zukunft.

Im Whitepaper: Digitale und nachhaltige Weiterbildungsbeschaffung

Weiterbildungsbeschaffung ist in vielen Unternehmen nach wie vor ineffizient und aufwändig. Die Krise der vergangenen Monate – Stichwort Einsparungen und der Umstieg ins Home- Office – ließen das Thema quasi zum Erliegen kommen. Dabei ist der Aufbau von Know-how heute wichtiger denn je: Die (Arbeits-)Welt entwickelt sich rasant und die digitalen Technologien befeuern diesen Wandel. Erfahren Sie in unserem Whitepaper mehr über digitale und nachhaltige Weiterbildungsbeschaffung mit Haufe Semigator.

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Weiterbildungsbeschaffung ist in vielen Unternehmen nach wie vor ineffizient und aufwändig. Die Krise der vergangenen Monate – Stichwort Einsparungen und der Umstieg ins Home- Office – ließen das Thema quasi zum Erliegen kommen. Dabei ist der Aufbau von Know-how heute wichtiger denn je: Die (Arbeits-)Welt entwickelt sich rasant und die digitalen Technologien befeuern diesen Wandel. Erfahren Sie in unserem Whitepaper mehr über digitale und nachhaltige Weiterbildungsbeschaffung mit Haufe Semigator.

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Über Haufe Semigator

Haufe Semigator ist eine integrierte Weiterbildungsplattform, die den gesamten Weiterbildungsprozess in großen Unternehmen digitalisiert und vereinfacht. Ihre Mitarbeiter:innen nutzen ein zentrales Such- und Buchungsportal für Weiterbildungen und Veranstaltungen. Ein automatisierter Freigabe- und Abrechnungsworkflow entlastet Führungskräfte, Ihre HR-Abteilung sowie Einkaufsprozesse.

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