Haufe Semigator magazin

Digitale Weiterbildung: Flexibel online lernen

Während vor der Pandemie noch zahlreiche Schulungen vor Ort stattfanden, sind die meisten inzwischen in den virtuellen Raum umgezogen. Warum? Weil An- und Abreise sowohl von Referent:innen als auch Teilnehmer:innen wegfallen, weil das Angebot flexibel gebucht werden kann und weil der virtuelle Raum neue Lernformate ermöglicht, die präsent nicht funktionieren würden. Selbstverständlich ersetzen die digitalen Formate nicht die Präsenzveranstaltungen. Doch sie ergänzen sie sinnvoll – und sind zudem dringend notwendig, denn der Bedarf an Weiterbildung steigt. Diesen ausschließlich über Präsenzveranstaltungen abzudecken, reicht nicht aus.

Bedarf nach digitaler Weiterbildung steigt

Ein Umbruch steht an: Bis 2030 müssen laut einer Studie von McKinsey mehr als 6,5 Millionen Arbeitnehmer:innen Deutschland um- oder weitergebildet werden, um ihren Job weiterhin erfolgreich ausführen zu können. Das geht mit einem enormen Schulungsbedarf einher, den Personalentwickler:innen längst nicht mehr nur über Präsenztrainings und Seminare abdecken können. Stattdessen sind flexible Lernformen gefragt, die Mitarbeiter:innen wann und wo sie wollen, konsumieren können. Digitale Weiterbildung ist die Antwort auf den hohen Weiterbildungsbedarf.

Was sind die besten digitalen Lernformate?

Laut der mmb Trendstudie gewinnen neben „klassischen“, digitalen Lernformen wie E- oder Blended Learning auch informelle Lernformen wie „Microlearnings“ oder Videos bzw. kleine Erklärfilme an Popularität. Die Studie verzeichnet zudem ein kontinuierliches Wachstum der immersiven, digitalen Lernformen wie Augmented und Virtual Reality. Das ist ein klares Signal an Unternehmen, neben klassischen Lernformaten auch digitale Lernformate anzubieten. Diese stärken nicht nur die digitalen Kompetenzen der Mitarbeiter:innen, sondern motivieren diese auch zu selbstbestimmtem Lernen. Welche Lernformate dabei am besten funktionieren, ist stark abhängig von den einzelnen Lernenden. Wichtig ist, ein möglichst vielfältiges Weiterbildungsportfolio anzubieten, in dem Mitarbeiter:innen nicht nur entscheiden können, was sie konsumieren, sondern auch wie sie es konsumieren – ob als Mirco-, Nano- oder E-Learning.

Vorteile von Online-Schulungen sind groß

Der Unterschied zwischen virtuellen und Präsenzschulungen liegt nicht im Inhalt, sondern in der Art und Weise, wie dieser aufbereitet ist. Die Vorteile, die dadurch entstehen, sind vielfältig:

Flexibilität

Ein großer Vorteil von Online-Schulungen ist die Möglichkeit, flexibel und ortsunabhängig zu lernen. Lernende müssen nicht mehr zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort erscheinen. Stattdessen entscheiden sie selbst, wann, wo und vor allem wie sie lernen wollen. Mitarbeiter:innen lernen dadurch selbstbestimmt. Im „moment of need“, also dann, wenn sie bestimmte Informationen brauchen, greifen sie über die digitalen Lerninhalte auf das benötigte Wissen zu – und müssen nicht erst auf die nächste Präsenzschulung warten.

Formatvielfalt

Jede:r lernt anders. Der eine blockt sich lieber eine Stunde im Kalender und klickt sich durch ein gut aufbereitetes E-Learning. Die andere lernt besser mit Microlearnings, die sie auf Dienstreise im Zug konsumiert. Egal, ob auditiv, visuell oder „Learning by Doing“ – je vielfältiger Lerninhalte aufbereitet sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass jeder Lerntyp bedient wird.

Reichweite

Präsenzschulungen sind mit einem hohen Aufwand verbunden: Teilnehmer:innen müssen anreisen, sich gleich mehrere Stunden am Stück für die Schulung blocken. Das können nicht alle Mitarbeiter:innen. Für junge Eltern, Alleinerziehende oder Menschen mit eingeschränkter Mobilität sind Präsenzschulungen oftmals nicht möglich, digitale Schulungen hingegen schon. Digitale Lerninhalte erreichen mehr Mitarbeiter:innen – und erhöhen so den Bildungsstand im Unternehmen.

Kosteneinsparungen

Im Vergleich zu Präsenzschulungen fallen bei digitalen Schulungen die Reisekosten von Referent:innen und Mitarbeiter:innen weg. Beide Gruppen greifen bequem von zuhause oder dem Büro auf die Inhalte zu und verursachen keine zusätzlichen Kosten.

Online vs. Präsenz: Wie effektiv ist digitales Lernen?

Digitale Weiterbildung ersetzt das Lernen vor Ort keineswegs. Vielmehr ist es eine sinnvolle Ergänzung des Methodenrepertoires im Weiterbildungsportfolio eines Unternehmens. Natürlich gehen mit den digitalen Lernformaten auch diverse Vorteile wie zeitliche und örtliche Unabhängigkeit, mehr Flexibilität für die Lernenden und Kosteneinsparungen einher. Doch das ist noch kein Garant für effektives Lernen. Ähnlich wie bei Präsenzschulungen müssen auch die digitalen Schulungen gut vorbereitet und durchgeführt werden, um wirklich effektiv zu sein.  

Weiterbildung auch im Homeoffice

Die digitale Weiterbildung ist auf dem Vormarsch und wird sich auch über die Pandemie und die Verlagerung des Arbeitsplatzes ins Homeoffice hinaus halten. Doch die digitale Weiterbildung ersetzt das traditionelle Lernen in Präsenz keineswegs. Vielmehr ist die digitale Weiterbildung eine sinnvolle Ergänzung zur Weiterbildung vor Ort. Doch auch sie will gut vorbereitet sein. Mitarbeiter:innen sollten die digitalen Schulungen einfach buchen können, Lerninhalte sollten interessant aufbereitet und Personalentwicklung wie Einkauf sollten die dazugehörigen Buchungsprozesse einfach verarbeiten können. Dann ist digitale Weiterbildung effektiv und fördert eigenständiges, selbstbestimmtes Lernen im Unternehmen – im Büro, vor Ort oder im Homeoffice.

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Corporate Learning: Was bringt Weiterbildung im Unternehmen?

Weiterbildung in der Organisation, auch Corporate Learning genannt, sichert die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Denn: Besonders in der Krise sind Innovationsreichtum und Wandlungsfähigkeit gefragt. Die gibt es aber nur, wenn Mitarbeiter:innen sie mit den entsprechenden Fähigkeiten und Qualifikationen vorantreiben können. Ein breites Weiterbildungsangebot ist also gefragt, mit dem Mitarbeiter:innen sich relevante Kompetenzen aneignen können.
Ein zukunftsfähiges Weiterbildungsangebot im Unternehmen bietet Mitarbeiter:innen verschiedene Themen und Formate. Dabei wird zwischen fachlich notwendigen Themen, die Mitarbeiter:innen beispielsweise in bestimmten Bereichen in regelmäßigen Abständen lernen oder auffrischen müssen (z. B. Software-Updates oder Gerichtsurteile), und gesetzlich vorgeschriebenen Weiterbildungen (z. B. aus dem Immobilien- oder Versicherungsbereich) unterschieden. Aber auch die so genannten „Future Skills“, die Zukunftskompetenzen von Arbeitnehmer:innen im Allgemeinen beschreiben, zählen zu wichtigen Weiterbildungsthemen in Unternehmen.

Präsent, remote, hybrid: Was ist die beste Weiterbildung?

Ob und wie Weiterbildung im Unternehmen funktioniert, ist stark individuell und vom eigenen Lerntyp abhängig. So lernt der erfahrene Mitarbeiter besser mit regelmäßigen Präsenzschulungen und die junge, kürzlich erst eingestiegene Kollegin besser mit Learning-Nuggets auf der digitalen Lernplattform. Denn Menschen lernen sehr individuell. Um herausfinden zu können, welche Weiterbildungsformate im Unternehmen sehr gefragt sind, lohnt sich also ein vergleichender Blick: Welche Weiterbildungsangebote werden am häufigsten gebucht? Präsent, remote, hybrid? Welche Themen werden nachgefragt?
Das geht am besten über eine Plattformlösung, beispielsweise wie die von Haufe Semigator. Da Mitarbeiter:innen über die Plattform Lern- und Weiterbildungsangebote unterschiedlicher Anbieter buchen können, liegt der „Datenschatz“ zu jeder Zeit im Unternehmen. Das bedeutet, dass Personaler:innen problemlos einsehen können, welche Weiterbildungen gebucht werden und welche  Anbieter von den eigenen Mitarbeiter:innen besonders gut oder schlecht bewertet wurden. Ist ein Anbieter gut, kann HR zusätzliche Seminare anbieten. Ist er schlecht, kann HR ihn auf die „Blacklist“ setzen. Mit Hilfe der Plattform und den gesammelten Daten sichert die Personalabteilung also die Qualität der Weiterbildung im Unternehmen.

Personalentwicklung als strategischer Partner statt Kostenfaktor

Wenn es um Weiterbildung im Unternehmen geht, ist die Personalentwicklung ein wichtiger Treiber. Sie sorgt nicht nur dafür, dass verschiedene Weiterbildungsformate im Unternehmen überhaupt angeboten werden. Sie steuert die Angebote strategisch und sichert so die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens: indem sie direkten Einfluss auf die gefragtesten Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen nimmt. Das mag zwar auf den ersten Blick mit vermeintlich hohen Kosten verbunden sein: Seminare werden gebucht, Rechnungen der Referenten beglichen und interne Ressourcen zur Organisation des Angebots gebündelt. Doch spart man an den richtigen Stellen, rentieren sich die Investitionskosten der Personalentwicklung schnell. Denn: Sind die Skillsets der Mitarbeiter:innen auf dem neuesten Stand, arbeiten sie produktiv und innovativ und tragen so maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei.

Mit einer HR-Plattform das Weiterbildungsmanagement professionalisieren

Eine Möglichkeit, Kosten in der Personalentwicklung einzusparen, ist die Investition in eine digitale Lösung, die das gesamte Weiterbildungsangebot im Unternehmen abbildet und die dazugehörige Organisation übernimmt. Das bedeutet, dass Mitarbeiter:innen Seminare von ausgesuchten Anbieter:innen über den Weiterbildungskatalog der Plattform buchen und dort auch verwalten. HR und Einkauf sparen so wertvolle Ressourcen und Kosten: Durch das Ein-Kreditor-Prinzip erhalten Einkäufer:innen beispielsweise alle Rechnungen der Weiterbildungsangebote digital und standardisiert. Mühselige Korrekturen und Einzelabrechnungen entfallen. Und durch die Integration in bestehende Learning Management oder HR-Systeme können sich Personaler:innen den strategischeren Themen der Personalentwicklung widmen und müssen sich nicht mit der Integration der unterschiedlichen Angebote in die bestehende Lernlandschaft beschäftigen.
All das deckt auch die Plattformlösung Haufe Semigator ab. Sie bietet lernwilligen Mitarbeiter:innen an einer zentralen Anlaufstelle über 50.000 Weiterbildungen an. Diese reichen von ortsunabhängigen E-Learnings bis hin zu individuellen Präsenzcoachings – und das von verschiedensten Anbietern. Personalentwickler:innen und Einkäufer:innen legen also fest, welche Anbieter beispielsweise problemlos über einen Rahmenvertrag gebucht werden können und welche nicht. Alle Prozesse werden dabei digital und vollständig transparent abgebildet, sodass Personaler:innen zu jedem Zeitpunkt den Überblick über die aktuelle Buchungsentwicklung haben. Dadurch sehen sie, welche Verträge sich aufgrund von zu geringen Auslastungen nicht mehr lohnen und wo sie eventuell aufstocken müssen. Das Einsparungspotenzial ist damit hoch:

Fazit: Mit einer HR-Software das Weiterbildungsangebot im Unternehmen professionalisieren

Mit einer digitalen Plattformlösung für Corporate Learning vereinfachen Personalentwickler:innen die Prozesse im Unternehmen. Mitarbeiter:innen profitieren von einer intuitiven Umgebung, die dazu anregt, Weiterbildungen zu buchen und sich fachlich wie auch sozial weiterzuentwickeln. Personalentwickler:innen profitieren hingegen von eingesparten Ressourcen und können sich verstärkt der strategischen Personalplanung und -entwicklung widmen.

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Mit der steigenden Nachfrage nach Weiterbildung erhöht sich für den Einkauf in Unternehmen auch der Beschaffungsaufwand.„Wir erleben seit einigen Jahren einen dramatischen Wandel unserer Arbeitswelt. Es ist jetzt an der Zeit, sich auf die Anforderungen der Zukunft intensiv vorzubereiten. Das gilt insbesondere für den Einkauf, der als Schnittstellenmanager zu allen anderen Unternehmensbereichen eine besondere Verantwortung trägt“, betont Gundula Ullah, Bundesvorstandsvorsitzende des Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME).Die Studie der Haufe Group und des BME zum steigenden Beschaffungsaufwand an Corporate Learning geht daher der Frage nach: Sind der Weiterbildungseinkauf und das Weiterbildungsmanagement auf die zukünftigen Anforderungen vorbereitet?

So sind Unternehmen auf den steigenden Bedarf an Corporate Learning vorbereitet

Der Bedarf an Weiterbildung ist bekannt, noch fehlt es in Unternehmen an digitalen Lösungen. Über 95 % der Teilnehmenden sind sich der Bedeutung von Weiterbildung und die Auswirkung auf die Wettbewerbsfähigkeit bewusst. 
60 % der Befragten gaben an, dass die Weiterbildungsbeschaffung zum Großteil manuell abläuft und der Überblick über die gebuchten Weiterbildungen fehlt. 
Rund 50 % der Unternehmen verfolgen keine klare Strategie bei der Beschaffung von Weiterbildung und um dem steigenden Bedarf zu begegnen. 
Außerdem kommt die Studie zu dem Ergebnis, dass 75 % der Unternehmen wenig bis gar keine Plattform- bzw. Lerntechnologien nutzen. 

Fehlende Investitionen in digitale Einkaufslösungen

Die steigende Nachfrage nach Weiterbildung ist bekannt – effiziente Weiterbildungsbeschaffung und effizientes Weiterbildungsmanagement bleiben durch fehlende Investitionen in digitale Plattformlösungen trotzdem Mangelware in Unternehmen. Das Potenzial, das in digitalen Technologien wie Buchungsplattformen liegt, wird von Unternehmen noch nicht ausgeschöpft. Diese Tatsache wird sich langfristig auf ihre Wettbewerbsfähigkeit auswirken und verlangt dringend Nachbesserung. 

Potenziale ausschöpfen: Wie lässt sich der Beschaffungsprozess von Weiterbildung optimieren?

Die aktuelle Studie zeigt, dass sich der Einkauf noch stärker für neue Arbeitsprozesse und Organisationsstrukturen öffnen muss. Dieser Anspruch lässt sich aber nur erfolgreich verwirklichen, wenn sein Weiterbildungsmanagement reibungslos funktioniert. Ein zentrale Einkaufsprozess für externe Weiterbildung bietet enormes Einsparpotenzial. Darum sollten Unternehmen sich Gedanken über eine geeignete Plattform machen, die einen zentralisierten Beschaffungsprozess für Weiterbildung ermöglicht.

Mehr Informationen erhalten Sie in der kostenlosen Studie „Sind Weiterbildungseinkauf und -management bereit für 2030?“