Wir widmen uns dem Thema Digitalisierung in der Personalentwicklung und stellen Ihnen neueste Trends und interessante Informationen in Form von Beiträge, Case Studys und Videos dazu vor.
In vielen Unternehmen steigt das Bewusstsein, dass Lernen immer wichtiger wird. Sie organisieren Weiterbildungen und Seminare oder laden Expert:innen zu Gesprächen ein. Was vor der Covid-19 Pandemie hauptsächlich in Präsenz stattfand, verlagerte sich in den letzten Jahren zunehmend in die digitale Welt – und stellte Unternehmen vor die Herausforderung, den steigenden Weiterbildungsbedarf nicht nur mit Präsenzformaten, sondern auch mit digitalen Alternativen abzudecken. Dafür greifen viele Unternehmen auf so genannte Learning Management Systeme (LMS) zurück. Doch ein LMS kommt schnell an seine Grenzen, wenn Weiterbildung nicht nur aus internen Schulungen bestehen soll.
Ein Learning Management System ist erste Anlaufstelle für formales Lernen im Unternehmen. Oftmals stellen Unternehmen über ein Learning Management System all jene Lerninhalte bereit, die sie verpflichtend vermitteln müssen, z. B. Schulungen zum Thema Brandschutz. Über eine Learning Management Plattform organisieren Personalverantwortliche Schulungen und Seminare, managen Zu- oder Absagen von Teilnehmer:innen und weisen die Durchführung leicht beim Gesetzgeber nach, da das System alle durchgeführten Schulungen zentraldokumentiert. Das erleichtert die Arbeit der Personalentwicklung, da sie Excel-Listen mit Teilnehmernamen nicht selbst führen muss und über das System stets den Überblick über alle intern durchgeführten Schulungen behält.
Formales Lernen in Form von intern organisierter Weiterbildung ist nur ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Weiterbildungsstrategie im Unternehmen. Um den kontinuierlich steigenden Anforderungen am Markt, in der Weiterbildung und im eigenen Unternehmen gerecht zu werden, müssen Organisationen Weiterbildung ganzheitlich denken.
Das bedeutet, dass sie neben internen Weiterbildungen auch alternative Formate anbieten müssen, beispielsweise in Form von informellem Lernen und fachspezifischen Weiterbildungen[GJ2] .Während beim informellen Lernen Wissensaustausch im „moment-of-need“ auch malunkonventionell stattfindet – beispielsweise in der Kaffeeküche oder über ein Learning Nugget in einer Lernapp – bietet externe Weiterbildung die Möglichkeit, fachliche Expertise auch außerhalb des eigenen Unternehmenskosmos erwerben. Das erweitert die Perspektive und sorgt für Austausch über die Organisationsgrenzen hinweg.
Die Lösung? Ein Lernökosystem, das Mitarbeiter:innen eine Vielzahl an Lernmöglichkeiten bietet – auch über die Grenzen des eigenen Unternehmens hinaus. So können sie selbstständig entscheiden, welche Formate, Methoden und Inhalte sie für ihre persönliche Weiterentwicklung brauchen.
Um ein Lernökosystem im Unternehmen zu etablieren, lassen sich bestehende Learning Management Systeme problemlos erweitern. Dafür können Unternehmen beispielsweise Plattformen für informelles Lernen einführen oder auch externe Weiterbildungsformate ergänzend anbieten. Besonders letztere bieten in hochgradig spezialisierten Bereichen die Möglichkeit, das Fachwissen zu erwerben, das im internen Weiterbildungsangebot nicht abgebildet werden kann. Erweitern Unternehmen ihr internes Weiterbildungsangebot im LMS um externe Angebote, bieten sie ihren Mitarbeiter:innen einen deutlich größeren Pool an Möglichkeiten. Lernende haben die Wahl und profitieren vom Austausch auch außerhalb ihres Unternehmens, beispielsweise auf Seminaren oder Messen.
Oftmals gehen externe Weiterbildungsangebote allerdings mit einem höheren administrativen Aufwand für Personalentwicklung und Einkäufer:innen einher: Die verschiedenen Anbieter stellen unterschiedliche Rechnungen und Konditionen, der Anmeldeprozess für Lernende ist je Anbieterverschieden. Abhilfe schaffen so genannte Beschaffungsplattformen, die den Prozess des Suchens, Findens und Buchens externer Weiterbildungsangebotevollständig abbilden.
Um externe Weiterbildungsangebote effektiv innerhalb eines Unternehmens zu managen, bieten sich Plattformlösungen wie Haufe Semigator an. So dient Haufe Semigator beispielsweise als „Marktplatz“ für Weiterbildungen und vereint alle buchbaren externen Angebote auf einer Plattform. Mitarbeiter:innen finden und buchen die für sie richtige Weiterbildung und werden nicht wie beim LMS intern zugeordnet. Sie haben die freie Wahl und profitieren von einer einheitlichen, attraktiven Darstellung der Angebote auf Haufe Semigator. Das Suchen, Finden und Buchen der externen Angebote wird zum motivierenden Erlebnis.
Weiterer Vorteil: Haufe Semigator lässt sich problemlos an bestehende Learning Management Systeme andocken, sodass alle Prozesse nach wie vor über nur eine Schnittstelle laufen. Verfügen Unternehmen nicht über eine Plattform für externe Weiterbildungsangebote, laufen die Buchungsprozesse der externen Seminare und Schulungen separat. Das ist aufwendig und fehleranfällig – und für Lernende genauso wenig attraktiv wie für die verantwortlichen Personalentwickler:innen oder Einkäufer:innen.
Auch ohne ein LMS lässt sich eine zentrale Buchungsplattform für Weiterbildungen im Unternehmen etablieren. Das bietet sich besonders für Unternehmen an, die ihre interne Weiterbildung nicht über ein LMS organisieren. Mit Haufe Semigator erstellen Unternehmen ihren ganz individuellen Katalog mit internen und externen Weiterbildungen und bieten ihren Mitarbeiter:innen ein attraktives, einfach zu managendes Weiterbildungsportfolio.
Bereits ab 500 externen Buchungen pro Jahr lohnt sich eine Buchungsplattform wie Haufe Semigator. Mit ihr sparen Unternehmen Prozesskosten und sichern die Transparenz des gesamten Buchungsprozesses.
Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre Weiterbildungsstrategie ganzheitlich denken und so Ihre Mitarbeiter:innen nachhaltig für das Thema Corporate Learning begeistern? Lesen Sie dafür unser aktuelles Whitepaper Weiterbildung ganzheitlich gedacht.
Weiterbildung als Warengruppe wird oftmals übersehen. Dabei treffen dieselben Herausforderungen bei der Beschaffung zu wie bei sonstigen C-Teilen: Teams, Abteilungen und Einzelpersonen kümmern sich eigenständig um das Thema, wählen Anbieter aus, buchen Seminare und verwalten Rechnungen. Das treibt Prozesskosten in die Höhe und macht eine unternehmensweite Vergleichbarkeit unmöglich. Wird Weiterbildung jedoch wie andere C-Teile zentral und standardisiert vom Einkauf gemanagt, ergeben sich zahlreiche Vorteile. Welche das sind und wie das gelingt, lesen Sie hier.
Der Einkauf ist tagtäglich damit beschäftigt, die Beschaffung von Gütern, Waren und Dienstleistungen für ein Unternehmen zu organisieren. Dabei unterscheidet er zwischen A-, B- und C-Teilen. Während A- und B-Teile meist kostenintensiv und hochwertig sind (z. B. Maschinenteile oder Büromöbel), handelt es sich bei C-Teilen um niedrigwertigere Artikel wie Büro- oder Hygieneartikel. C-Teile zeichnen sich zwar durch geringe Beschaffungs-, aber aufgrund der hohen Artikel- und Lieferantenvielfalt auch durch hohe Prozesskosten aus.
Viele Unternehmen verwalten C-Teile nach wie vor dezentral. Das bedeutet beispielsweise, dass jede Abteilung eigenständig Büroartikel bestellt. Während die Abteilungen nur die geringen Beschaffungskosten sehen, muss der Einkauf auch die Prozesskosten im Blick haben. Die verschiedenen Schritte wie Produktauswahl, Lieferantenauswahl, Bestellvorgang, Warenannahme, Warenzuordnung, Warenverteilung, Rechnungsprüfung, Buchhaltung und Archivierung werden gleich mehrmals von unterschiedlichen Personen durchgeführt. Das bündelt Zeit und Ressourcen – und es kommt zu Maverick Buying.
Wie Kugelschreiber werden Weiterbildungen im Unternehmen oft eigenständig von Abteilungen und Teams organisiert. Sie wissen schließlich am besten, in welchem Bereich und in welchen Kompetenzen sie sich weiterbilden müssen. Dafür sondieren sie den Markt und wählen Anbieter:innen, die die entsprechenden Seminare und Fortbildungen im Portfolio haben. Anschließend wird gebucht, durchgeführt und abgerechnet. Die Beschaffungskosten sind im Vergleich zu großen Investitionen wie bei A- oder B-Teilen niedrig. Schließlich wird kein Maschinenteil, sondern die Teilnahme an einem Seminar, einer Konferenz oder einem Online-Training bestellt. Hoch hingegen sind die Prozesskosten, die durch die Einzelbuchungen der verschiedenen Teams entstehen. Wenn jede:r eigenständig Weiterbildungsanbieter:innen auswählt, beauftragt und abrechnet, bündelt das Zeit und Ressourcen im Unternehmen, die anderweitig besser eingesetzt wären. Deswegen lohnt es sich, Weiterbildung zentral über den Einkauf wie andere C-Teile zu managen. So werden wertvolle Ressourcen eingespart, die Qualität der Anbieter:innen sichergestellt und der Bestellprozess optimiert.
Um Weiterbildung als C-Teil zentral im Einkauf zu managen, sind fünf Schritte notwendig:
1. Bedarfsanalyse: Führen Sie eine gründliche Analyse der Weiterbildungsbedürfnisse durch. Dies beinhaltet die Identifizierung der erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen sowie die Berücksichtigung von aktuellen und zukünftigen Anforderungen
2. Lieferantenauswahl: Treffen Sie eine Auswahl an Anbieter:innen von Weiterbildungen, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Qualitätsstandards und die gewünschten Inhalte bieten können. Dies kann auf Basis von Referenzen, Erfahrungen oder einer bereits getroffenen Vorauswahl auf Plattformen wie Semigator erfolgen.
3. Vertragsverhandlungen: Die Vertragsverhandlungen mit den ausgewählten Anbieter:innen werden durchgeführt, um faire Konditionen hinsichtlich der Schulungsgebühren, der Verfügbarkeit von Ressourcen und der Vertragsdauer zu vereinbaren.
4. Zentrale Buchung und Verwaltung: Alle Weiterbildungsmaßnahmen werden bestenfalls im Einkaufssystem erfasst und nicht am Einkauf vorbei gebucht. Dabei hilft die Anbindung eines elektronischen Katalogs für Weiterbildung.
5. Reporting und Evaluierung: Implementieren Sie geeignete Mechanismen zur Evaluierung der eingekauften Weiterbildungsmaßnahmen. Dies ermöglicht es, den Erfolg und den Mehrwert der Investitionen in Weiterbildung zu messen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Plattformen wie Semigator bieten dafür ein zentrales, digitales Dashboard.
Mit einem zentralen C-Teile-Management lassen sich Prozesskosten deutlich reduzieren. So fand eine Mercateo-Studie heraus, dass sich der Zeitaufwand pro Bestellung in mittelgroßen deutschen Unternehmen um mehr als 20 Prozent reduzierte, wenn die Bestellprozesse zentral und digital vom Einkauf verwaltet wurden. So dauerte der durchschnittliche Bestellprozess bei einem nicht-einheitlichen Einkaufsprozess über 4 Stunden – beim digitalen Einkaufsprozess hingegen nur rund 3 Stunden.[1]
Bei den Kosten zeichneten sich ähnlich starke Vorteile ab: Im Vergleich zu nicht-einheitlichen Beschaffungsprozessen lagen die durchschnittlichen Kosten der befragten Unternehmen für einen Bestellvorgang eines C-Teils bei 95,33 Euro. Bei zwar noch manuellen, aber dafür einheitlichen Bestellprozessen stiegen die Kosten sogar auf 115,28 Euro. Durch digitale, standardisierte Prozesse reduzierten sie sich sogar auf 67,94 Euro.
Werden C-Teile zentral vom Einkauf gemanagt, reduzieren sich nicht nur die Prozesskosten: Mitarbeiter:innen haben beispielsweise einen besseren Überblick über die Weiterbildungsangebote im Unternehmen und können sich transparent informieren. Zudem werden Personalentwickler:innen administrativ entlastet und können das Thema Weiterbildung strategischer angehen. Umsetzen lässt sich das mit Beschaffungsplattformen für Weiterbildungen wie Semigator. Semigator bündelt Weiterbildungsangebote, stellt die Qualität der Anbieter:innen sicher, wickelt Bedarfs- und Rechnungsprozesse digital ab und bietet ein umfassendes Reporting, um Weiterbildungen als C-Teile erfolgreich managen zu können.
Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Kosten beim Einkauf von Weiterbildung sparen können und den gesamten Prozess optimieren? Lesen Sie dafür das Whitepaper "Einsparpotenzial bei der Beschaffung von Weiterbildung".
[1] Müller, Prof. Dr. Holger & Elisabetta Bollini, Mercateo,„Indirekter Einkauf im Fokus: Zwischen Einsparpotenzial und Zukunftschancen“.
Unternehmen befinden sich in einem Transformationsprozess: Die Förderung von Innovationen –vor allem im digitalen Bereich – ist unabdingbar geworden, um dem Wettbewerbsdruck standzuhalten und Unternehmen erfolgreich für die Zukunft aufzustellen. Auch im Einkauf von Lernangeboten überzeugen digitale Lösungen nicht zuletzt mit einer höheren Effizienz. Erfahren Sie hier mehr über die Möglichkeiten, die Beschaffung von Weiterbildung in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen und ganzheitlich zu betrachten.
Für Unternehmen heißt es, sich nachhaltig digital aufzustellen, wenn sie auch zukünftig erfolgreich sein wollen. Dabei ist es kostengünstiger die eigenen Teams für den digitalen Wandel zu rüsten, als neu zu rekrutieren. Ein grundlegender Schritt in diese Richtung ist es, Mitarbeiter mit neuem Wissen und nötigen Fähigkeiten auszustatten. Eine Studie der Initiative „Neue Qualität der Arbeit“ belegt zudem, dass Weiterbildungen und Coachings nicht nur dabei helfen, die Belegschaft fit für die Zukunft zu machen, sondern auch die Mitarbeitendenzufriedenheit zu erhöhen. Und zufriedene Mitarbeiter:innen sorgen für bessere Arbeitsergebnisse und stärken so die Wettbewerbsfähigkeit. Denn: Es sind Wissen und Können der Mitarbeiter:innen, die ein Unternehmen auf Dauer zukunftsfähig machen. Doch was bedeutet das konkret für den Einkauf von Weiterbildung?
Im Rahmen der digitalen Transformation wird die strategische Rolle des Einkaufs und der Personalentwicklung als Innovationstreiber immer wichtiger. Die Schwierigkeiten, mit denen beide Bereiche zu kämpfen haben, sind die vielen unterschiedlichen Lieferanten und Weiterbildungsanbieter, häufig auf unterschiedlichen Qualitätslevels, über die sich Einkauf und Personalentwicklung einen Überblick verschaffen müssen. Damit verbunden ist ein hoher Rechercheaufwand, eine aufwändige Daten- und Vertragspflege sowie die Bearbeitung individueller Anfragen. Oft geschieht die Buchung von Weiterbildungen ungeordnet, eine zentrale Plattform gibt es nicht. Das bedeutet, Kataloge werden gewälzt, Internetrecherchen nach unterschiedlichen Anbietern werden durchgeführt und weder HR noch Einkauf oder gar Mitarbeiter:innen behalten den Überblick. So kann es dazu kommen, dass komplexe Bestellprozesse die Angestellten abschrecken, der akute Weiterbildungsbedarf nicht gestillt wird und die Unzufriedenheit zunimmt. Im Großen und Ganzen bedeutet dies, dass hohe Aufwände in Hinblick auf Zeit und Kosten entstehen und es an Transparenz über den internen Bedarf bzw. Bestand fehlt.
Hinzu kommt die Gefahr des Maverick Buying – meint: Es gibt „Mavericks“, auf Deutsch „Einzelgänger“ oder „Außenseiter“, die am Einkauf vorbei für das Unternehmen einkaufen.
Der Schaden von Maverick Buying kann vielfältig sein: Mangelnde Transparenz über die beschafften Leistungen kann die Nutzung von Bündelungs- bzw. Rahmenvertragsvorteilen verhindern. Die Verhandlungskompetenz des Einkaufs wird nicht genutzt. Es gibt Beispiele, in denen die Preise erheblich gesunken sind, nur weil die Teilnahme eines Einkäufers im Lieferantengespräch angekündigt wurde. Nicht zu unterschätzen sind Abwicklungs- und Gewährleistungsprobleme, z.B. falls Einkaufslaien keine wasserdichten Verträge abgeschlossen haben. Last but not least ergeben sich aus unkontrolliertem Maverick Buying nichtkalkulierbare Compliance-Risiken.
Was ist die Lösung? Zunächst einmal sollten Unternehmen sich eine Übersicht über den Ist-Zustand verschaffen: Welchen Bedarf an Wissen und Fähigkeiten gibt es? Welche Veranstaltungen werden intern angeboten und wie kann das interne und unternehmenseigene Veranstaltungsprogramm sinnvoll durch externe Angeboteergänzt werden? Welche Formate eigenen sich, um Lücken zu schließen (Online- oder E-Trainings, Weiterbildungen, Kongresse etc.)? Sind diese Fragen beantwortet, stellt sich bereits die nächste: Wie lässt sich der Beschaffungsprozessoptimieren? Digitale Lösungen, ob als Stand-alone-Lösung oder in Ihr bestehendes System integriert, können hier eine enorme Erleichterung bieten.
Mit digitalen Lösungen erhalten Unternehmen alles aus einer Hand. Der Beschaffungsprozesslässt sich ganzheitlich abbilden, d. h. von der Recherche über die Bestellung und die Abrechnung. Somit ist eine umfassende Dokumentation mit ganzheitlicher Transparenz möglich. Eine zentrale Weiterbildungsplattform hilft dabei, den Überblick über die verschieden Lernangebote und -formate zu behalten. So können Mitarbeitende von überall aus und mit nur wenigen Klicks auf das gesamte Weiterbildungsportfolio zugreifen und der Einkauf und die Personalentwicklung behält den Überblick über die gebuchten Angebote. Das erspart nicht nur Zeit im operativen Geschäft, sondern sorgt durch die Zeitersparung gleichzeitig für eine Kostensenkung. Die Warengruppe Weiterbildung wird oft unterschätzt, da eine Optimierung in diesen Bereichen meist als nicht relevant angesehen wirdund der Beschaffungsprozess meist sehr aufwändig ist. Dabei lassen sich hier mitdigitalen Lösungen schnell und einfach Kosten sparen und Unternehmensprozesse nachhaltig digitalisieren. Auch Savings im Spend sind möglich.
Langwierige Recherche- und Anmeldeprozesse gehören mit einer digitalen Beschaffungslösung der Vergangenheit an. Die untenstehende Grafik macht beispielhaft deutlich, wieviel Zeit und damit auch Kosten ein standardisierter digitaler Bestellprozesseinspart. Dadurch, dass alle relevanten Anbieter von Weiterbildungen in jeweils einem spezifischen Unternehmenskatalog gebündelt sind, entfällt das lange Suchen und Vergleichen auf verschiedenen Plattformen. Gleichzeitig können Bestellungen direkt und ohne komplizierte Anmeldung getätigt werden, Rechnungen kommen von einem Kreditor und erleichtern die Buchhaltung und damit den gesamten Einkaufsprozess.
Mitarbeitende sind der Schlüssel für den Erfolg eines Unternehmens. Mit der Einführung digitaler Lösungen werden Einkaufsprozesse zwar vereinfacht und auf lange Sichtwerden sie für mehr Mitarbeiterzufriedenheit sorgen, doch das gelingt nur, wenn Unternehmen ihre Angestellten bei der Einführung mit ins Boot holen. Die neuen Bestellverfahren müssen transparent an die Nutzer kommuniziert werden, ein Ansprechpartner oder Key User für Fragen bereitstehen, damit gar nicht erst Ängste vor dem neuen digitalen Prozess entstehen. Wir von Haufe Semigator beraten Sie rund um die Einführung digitaler Beschaffungslösungen und darüber hinaus. Wir durften bereits zahlreiche positive Erfahrungen durch unsere unterstützenden Maßnahmen sammeln und begleiten auch Sie gerne auf dem Weg in die Digitalisierung.
Mit digitalen Beschaffungslösungen reduzieren Sie aufwendige manuelle Prozesse und senken somit Ihre Prozesskosten. Gleichzeitig sorgen digitale Lösungen für Transparenz im Einkauf, senken die Maverick Buying Quote und liefern Ihnen gebündelt einen Überblick über das Angebot am Markt. Vereinfachen Sie den Beschaffungsprozess für Ihre Mitarbeitenden und entlasten Sie somit den operativen Einkauf und HR.
Lernen Sie die digitalen Beschaffungslösungen und Weiterbildungsplattform von Haufe Semigator kennen. Von der Prozessberatung über die Implementierung bis hin zum Onboarding: Gerne unterstütze wir Sie bei Ihrem Vorhaben! Wagen Sie mit uns den Schritt in die digitale Zukunft.
Die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass Homeoffice bei vielen Beschäftigten sehr gut funktioniert –den Verfechtern der Präsenzkultur gehen daher die Argumente aus. Schließlich wollen viele Arbeitnehmer:innen nicht mehr auf die gewonnene Freiheit verzichten. Gleichzeitig besteht bei Arbeitnehmer:innen aber auch der Wunsch, sich vor Ort mit Kolleg:innen auszutauschen. Die Vorteile beider Arbeitsformen lassen sich dank hybridem Arbeiten verbinden.
Auch eine Umfrage von Stepstone belegt: Beschäftigte wollen Flexibilität und somit Wahlfreiheit bei der Wahl des Arbeitsortes.
Wer auf hybrides Arbeiten und die damit verbundene Flexibilität setzt, braucht auch flexible Möglichkeiten zur Weiterbildung. Denn: wer gerne ortsunabhängig arbeitet, möchte auch ortsunabhängig lernen können.
Schließlich ist die Notwendigkeit von lebenslangem Lernen heute unumstritten – und gilt für jeden einzelnen Beschäftigten, um für die Herausforderungen des Arbeitsmarkts gewappnet zu sein. Genauso wichtig ist die Weiterbildung der Beschäftigten auch für Unternehmen, um das Wissen der Mitarbeiter:innen aktuell zu halten und somit langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben – denn der Fachkräftemangel ist bereits heute spürbar. Bestehende Fachkräfte zu halten und neue Fachkräfte auszubilden ist daher essenziell. Auch mit Blick auf die voranschreitende Digitalisierung, die Berufe in der Zukunft nachhaltig verändern wird, ist ein flexibles Weiterbildungsmanagement unbedingt notwendig.
Digitale und hybride Lernformate tragen dem Modell des hybriden Arbeitens Rechnung und bieten Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, Weiterbildung unkompliziert, zeit- und ortsunabhängig zu nutzen. Gleichzeitig haben hybride Lernformate den Vorteil, dass Mitarbeiter:innen selbst entscheiden können, ob sie vor Ort oder digital teilnehmen möchten.
Damit Weiterbildungen von Mitarbeiter:innen erfolgreich angenommen werden, ist es wichtig, sie an die Bedürfnisse der Beschäftigten anzupassen. Darunter fällt neben dem Angebot der unterschiedlichen Lernformate auch der Buchungsprozess von Weiterbildung. Ist dieser kompliziert und undurchsichtig, werden Mitarbeiter:innen sich schwerer damit tun, sich aktiv darum zu kümmern, Wissenslücken zu schließen. Doch genau sie wissen nun mal am besten, welches Wissen sie benötigen, um ihre Arbeitskraft gewinnbringend einsetzen zu können.
Die Buchung von Weiterbildung muss gleichzeitig auch für die Personalentwicklung transparent sein. Nur wenn sie die Möglichkeit hat, die Weiterbildung von Beschäftigten zu monitoren, kann sie Bedarfe rechtzeitig erkennen, die richtigen Weiterbildungen zur Verfügung stellen und im Zuge dessen für ein ausgezeichnetes Qualitätsmanagement sorgen. Aber wie lässt sich das Weiterbildungsmanagement optimal auf ein hybrides Arbeitsmodell anpassen? Was dafür wichtig ist, erfahren Sie im Whitepaper “Hybride Arbeit & Weiterbildungsbeschaffung”.
Weiterbildung als Warengruppe wird oftmals übersehen. Dabei treffen dieselben Herausforderungen bei der Beschaffung zu wie bei sonstigen C-Teilen: Teams, Abteilungen und Einzelpersonen kümmern sich eigenständig um das Thema, wählen Anbieter aus, buchen Seminare und verwalten Rechnungen. Das treibt Prozesskosten in die Höhe und macht eine unternehmensweite Vergleichbarkeit unmöglich. Wird Weiterbildung jedoch wie andere C-Teile zentral und standardisiert vom Einkauf gemanagt, ergeben sich zahlreiche Vorteile. Welche das sind und wie das gelingt, lesen Sie hier.
Der Einkauf ist tagtäglich damit beschäftigt, die Beschaffung von Gütern, Waren und Dienstleistungen für ein Unternehmen zu organisieren. Dabei unterscheidet er zwischen A-, B- und C-Teilen. Während A- und B-Teile meist kostenintensiv und hochwertig sind (z. B. Maschinenteile oder Büromöbel), handelt es sich bei C-Teilen um niedrigwertigere Artikel wie Büro- oder Hygieneartikel. C-Teile zeichnen sich zwar durch geringe Beschaffungs-, aber aufgrund der hohen Artikel- und Lieferantenvielfalt auch durch hohe Prozesskosten aus.
Viele Unternehmen verwalten C-Teile nach wie vor dezentral. Das bedeutet beispielsweise, dass jede Abteilung eigenständig Büroartikel bestellt. Während die Abteilungen nur die geringen Beschaffungskosten sehen, muss der Einkauf auch die Prozesskosten im Blick haben. Die verschiedenen Schritte wie Produktauswahl, Lieferantenauswahl, Bestellvorgang, Warenannahme, Warenzuordnung, Warenverteilung, Rechnungsprüfung, Buchhaltung und Archivierung werden gleich mehrmals von unterschiedlichen Personen durchgeführt. Das bündelt Zeit und Ressourcen – und es kommt zu Maverick Buying.
Wie Kugelschreiber werden Weiterbildungen im Unternehmen oft eigenständig von Abteilungen und Teams organisiert. Sie wissen schließlich am besten, in welchem Bereich und in welchen Kompetenzen sie sich weiterbilden müssen. Dafür sondieren sie den Markt und wählen Anbieter:innen, die die entsprechenden Seminare und Fortbildungen im Portfolio haben. Anschließend wird gebucht, durchgeführt und abgerechnet. Die Beschaffungskosten sind im Vergleich zu großen Investitionen wie bei A- oder B-Teilen niedrig. Schließlich wird kein Maschinenteil, sondern die Teilnahme an einem Seminar, einer Konferenz oder einem Online-Training bestellt. Hoch hingegen sind die Prozesskosten, die durch die Einzelbuchungen der verschiedenen Teams entstehen. Wenn jede:r eigenständig Weiterbildungsanbieter:innen auswählt, beauftragt und abrechnet, bündelt das Zeit und Ressourcen im Unternehmen, die anderweitig besser eingesetzt wären. Deswegen lohnt es sich, Weiterbildung zentral über den Einkauf wie andere C-Teile zu managen. So werden wertvolle Ressourcen eingespart, die Qualität der Anbieter:innen sichergestellt und der Bestellprozess optimiert.
Um Weiterbildung als C-Teil zentral im Einkauf zu managen, sind fünf Schritte notwendig:
1. Bedarfsanalyse: Führen Sie eine gründliche Analyse der Weiterbildungsbedürfnisse durch. Dies beinhaltet die Identifizierung der erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen sowie die Berücksichtigung von aktuellen und zukünftigen Anforderungen
2. Lieferantenauswahl: Treffen Sie eine Auswahl an Anbieter:innen von Weiterbildungen, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Qualitätsstandards und die gewünschten Inhalte bieten können. Dies kann auf Basis von Referenzen, Erfahrungen oder einer bereits getroffenen Vorauswahl auf Plattformen wie Semigator erfolgen.
3. Vertragsverhandlungen: Die Vertragsverhandlungen mit den ausgewählten Anbieter:innen werden durchgeführt, um faire Konditionen hinsichtlich der Schulungsgebühren, der Verfügbarkeit von Ressourcen und der Vertragsdauer zu vereinbaren.
4. Zentrale Buchung und Verwaltung: Alle Weiterbildungsmaßnahmen werden bestenfalls im Einkaufssystem erfasst und nicht am Einkauf vorbei gebucht. Dabei hilft die Anbindung eines elektronischen Katalogs für Weiterbildung.
5. Reporting und Evaluierung: Implementieren Sie geeignete Mechanismen zur Evaluierung der eingekauften Weiterbildungsmaßnahmen. Dies ermöglicht es, den Erfolg und den Mehrwert der Investitionen in Weiterbildung zu messen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Plattformen wie Semigator bieten dafür ein zentrales, digitales Dashboard.
Mit einem zentralen C-Teile-Management lassen sich Prozesskosten deutlich reduzieren. So fand eine Mercateo-Studie heraus, dass sich der Zeitaufwand pro Bestellung in mittelgroßen deutschen Unternehmen um mehr als 20 Prozent reduzierte, wenn die Bestellprozesse zentral und digital vom Einkauf verwaltet wurden. So dauerte der durchschnittliche Bestellprozess bei einem nicht-einheitlichen Einkaufsprozess über 4 Stunden – beim digitalen Einkaufsprozess hingegen nur rund 3 Stunden.[1]
Bei den Kosten zeichneten sich ähnlich starke Vorteile ab: Im Vergleich zu nicht-einheitlichen Beschaffungsprozessen lagen die durchschnittlichen Kosten der befragten Unternehmen für einen Bestellvorgang eines C-Teils bei 95,33 Euro. Bei zwar noch manuellen, aber dafür einheitlichen Bestellprozessen stiegen die Kosten sogar auf 115,28 Euro. Durch digitale, standardisierte Prozesse reduzierten sie sich sogar auf 67,94 Euro.
Werden C-Teile zentral vom Einkauf gemanagt, reduzieren sich nicht nur die Prozesskosten: Mitarbeiter:innen haben beispielsweise einen besseren Überblick über die Weiterbildungsangebote im Unternehmen und können sich transparent informieren. Zudem werden Personalentwickler:innen administrativ entlastet und können das Thema Weiterbildung strategischer angehen. Umsetzen lässt sich das mit Beschaffungsplattformen für Weiterbildungen wie Semigator. Semigator bündelt Weiterbildungsangebote, stellt die Qualität der Anbieter:innen sicher, wickelt Bedarfs- und Rechnungsprozesse digital ab und bietet ein umfassendes Reporting, um Weiterbildungen als C-Teile erfolgreich managen zu können.
Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Kosten beim Einkauf von Weiterbildung sparen können und den gesamten Prozess optimieren? Lesen Sie dafür das Whitepaper "Einsparpotenzial bei der Beschaffung von Weiterbildung".
[1] Müller, Prof. Dr. Holger & Elisabetta Bollini, Mercateo,„Indirekter Einkauf im Fokus: Zwischen Einsparpotenzial und Zukunftschancen“.
In vielen Unternehmen steigt das Bewusstsein, dass Lernen immer wichtiger wird. Sie organisieren Weiterbildungen und Seminare oder laden Expert:innen zu Gesprächen ein. Was vor der Covid-19 Pandemie hauptsächlich in Präsenz stattfand, verlagerte sich in den letzten Jahren zunehmend in die digitale Welt – und stellte Unternehmen vor die Herausforderung, den steigenden Weiterbildungsbedarf nicht nur mit Präsenzformaten, sondern auch mit digitalen Alternativen abzudecken. Dafür greifen viele Unternehmen auf so genannte Learning Management Systeme (LMS) zurück. Doch ein LMS kommt schnell an seine Grenzen, wenn Weiterbildung nicht nur aus internen Schulungen bestehen soll.
Ein Learning Management System ist erste Anlaufstelle für formales Lernen im Unternehmen. Oftmals stellen Unternehmen über ein Learning Management System all jene Lerninhalte bereit, die sie verpflichtend vermitteln müssen, z. B. Schulungen zum Thema Brandschutz. Über eine Learning Management Plattform organisieren Personalverantwortliche Schulungen und Seminare, managen Zu- oder Absagen von Teilnehmer:innen und weisen die Durchführung leicht beim Gesetzgeber nach, da das System alle durchgeführten Schulungen zentraldokumentiert. Das erleichtert die Arbeit der Personalentwicklung, da sie Excel-Listen mit Teilnehmernamen nicht selbst führen muss und über das System stets den Überblick über alle intern durchgeführten Schulungen behält.
Formales Lernen in Form von intern organisierter Weiterbildung ist nur ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Weiterbildungsstrategie im Unternehmen. Um den kontinuierlich steigenden Anforderungen am Markt, in der Weiterbildung und im eigenen Unternehmen gerecht zu werden, müssen Organisationen Weiterbildung ganzheitlich denken.
Das bedeutet, dass sie neben internen Weiterbildungen auch alternative Formate anbieten müssen, beispielsweise in Form von informellem Lernen und fachspezifischen Weiterbildungen[GJ2] .Während beim informellen Lernen Wissensaustausch im „moment-of-need“ auch malunkonventionell stattfindet – beispielsweise in der Kaffeeküche oder über ein Learning Nugget in einer Lernapp – bietet externe Weiterbildung die Möglichkeit, fachliche Expertise auch außerhalb des eigenen Unternehmenskosmos erwerben. Das erweitert die Perspektive und sorgt für Austausch über die Organisationsgrenzen hinweg.
Die Lösung? Ein Lernökosystem, das Mitarbeiter:innen eine Vielzahl an Lernmöglichkeiten bietet – auch über die Grenzen des eigenen Unternehmens hinaus. So können sie selbstständig entscheiden, welche Formate, Methoden und Inhalte sie für ihre persönliche Weiterentwicklung brauchen.
Um ein Lernökosystem im Unternehmen zu etablieren, lassen sich bestehende Learning Management Systeme problemlos erweitern. Dafür können Unternehmen beispielsweise Plattformen für informelles Lernen einführen oder auch externe Weiterbildungsformate ergänzend anbieten. Besonders letztere bieten in hochgradig spezialisierten Bereichen die Möglichkeit, das Fachwissen zu erwerben, das im internen Weiterbildungsangebot nicht abgebildet werden kann. Erweitern Unternehmen ihr internes Weiterbildungsangebot im LMS um externe Angebote, bieten sie ihren Mitarbeiter:innen einen deutlich größeren Pool an Möglichkeiten. Lernende haben die Wahl und profitieren vom Austausch auch außerhalb ihres Unternehmens, beispielsweise auf Seminaren oder Messen.
Oftmals gehen externe Weiterbildungsangebote allerdings mit einem höheren administrativen Aufwand für Personalentwicklung und Einkäufer:innen einher: Die verschiedenen Anbieter stellen unterschiedliche Rechnungen und Konditionen, der Anmeldeprozess für Lernende ist je Anbieterverschieden. Abhilfe schaffen so genannte Beschaffungsplattformen, die den Prozess des Suchens, Findens und Buchens externer Weiterbildungsangebotevollständig abbilden.
Um externe Weiterbildungsangebote effektiv innerhalb eines Unternehmens zu managen, bieten sich Plattformlösungen wie Haufe Semigator an. So dient Haufe Semigator beispielsweise als „Marktplatz“ für Weiterbildungen und vereint alle buchbaren externen Angebote auf einer Plattform. Mitarbeiter:innen finden und buchen die für sie richtige Weiterbildung und werden nicht wie beim LMS intern zugeordnet. Sie haben die freie Wahl und profitieren von einer einheitlichen, attraktiven Darstellung der Angebote auf Haufe Semigator. Das Suchen, Finden und Buchen der externen Angebote wird zum motivierenden Erlebnis.
Weiterer Vorteil: Haufe Semigator lässt sich problemlos an bestehende Learning Management Systeme andocken, sodass alle Prozesse nach wie vor über nur eine Schnittstelle laufen. Verfügen Unternehmen nicht über eine Plattform für externe Weiterbildungsangebote, laufen die Buchungsprozesse der externen Seminare und Schulungen separat. Das ist aufwendig und fehleranfällig – und für Lernende genauso wenig attraktiv wie für die verantwortlichen Personalentwickler:innen oder Einkäufer:innen.
Auch ohne ein LMS lässt sich eine zentrale Buchungsplattform für Weiterbildungen im Unternehmen etablieren. Das bietet sich besonders für Unternehmen an, die ihre interne Weiterbildung nicht über ein LMS organisieren. Mit Haufe Semigator erstellen Unternehmen ihren ganz individuellen Katalog mit internen und externen Weiterbildungen und bieten ihren Mitarbeiter:innen ein attraktives, einfach zu managendes Weiterbildungsportfolio.
Bereits ab 500 externen Buchungen pro Jahr lohnt sich eine Buchungsplattform wie Haufe Semigator. Mit ihr sparen Unternehmen Prozesskosten und sichern die Transparenz des gesamten Buchungsprozesses.
Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre Weiterbildungsstrategie ganzheitlich denken und so Ihre Mitarbeiter:innen nachhaltig für das Thema Corporate Learning begeistern? Lesen Sie dafür unser aktuelles Whitepaper Weiterbildung ganzheitlich gedacht.
Die Zeit des Lockdowns und der Einschränkungen hat große Auswirkungen auf das Thema Weiterbildung. Anfang März habe ich mich noch sehr über den positiven Trend in unserem Buchungsportal gefreut. Dann hat die Corona-Krise auch uns einen Strich durch die Rechnung gemacht: es folgte die große Stornierungswelle. Was mit individuellen Einzelstornos begann, ging schnell zu Komplettstornos auf Kunden- wie auch auf Anbieterseite über. Die Entwicklung hat mich als Geschäftsführer für eine Weiterbildungsplattform natürlich nicht gefreut. Ich konnte die Entscheidungen von Unternehmen und Anbietern selbstverständlich nachvollziehen. Die Gesundheit jedes Einzelnen hat oberste Priorität. Kurzfristig gab es auch wichtigere Themen als Weiterbildung: Viele mussten sich neu im Homeoffice orientieren und sich auf die neue Situation einstellen. Aber mittlerweile zieht die Nachfrage glücklicherweise wieder an– insbesondere natürlich bei digitalen, ortsunabhängigen Weiterbildungsformaten.
Natürlich wurde die Branche in den meisten Fällen leider sehr hart getroffen. Die Auswirkungen sind sehr unterschiedlich, abhängig von den Lernformaten und den angebotenen Inhalten von Anbietern. Insgesamt beobachten wir dazu den Trend, Offline-Konzepte mit entsprechenden Tools zu Webinaren umbauen. Die Entwicklung von reinen eLearnings ist jedoch aufwändig, da hier erhebliche konzeptionelle Themen und eigenständige Produktionen anstehen. Wir erkennen in diesem Bereich einige Anbieter, die gezielt ihre Zeit und Ressourcen dafür einsetzen und mit einem hochwertigen digitalen Angebot aus der Krise hervorgehen werden.
Die Entwicklung ist ziemlich rasant. Nachdem für viele unserer Kunden absehbar war, dass sie kurzfristig keine Präsenzveranstaltungen mehr besuchen können, stieg bei uns wöchentlich die Quote der Online-Trainings. Und auf Mitarbeiterseite merken wir, dass nach der ersten Schockstarre die Besinnung kommt. Freie Zeiten im Homeoffice nutzen viele, um sich online weiterzubilden. Einen Trend, den wir begrüßen: Die aktuelle Krise bringt neue qualifizierten Konzepte hervor von denen Mitarbeiter nachhaltig profitieren.
„Ich bin davon überzeugt, dass sinnvolle Weiterbildungsmaßnahmen der gesamten Volkswirtschaft helfen am Ende die Krise besser zu bewältigen.“
Ich hoffe sehr, dass erst einmal der wirtschaftliche Druck, der auf vielen Unternehmen lastet, nicht dazu führt mit extremen Sparmaßnahmen die Weiterbildung einzuschränken. Ich bin davon überzeugt, dass sinnvolle Weiterbildungsmaßnahmen der gesamten Volkswirtschaft helfen am Ende die Krise besser zu bewältigen. Aber in vielen Weiterbildungsbereichen gehe ich von einer Disruption aus, die aber auch den Nährboden für neue Lernformen und Formate schafft. Blendend Learning und eLearning-Kurse werden so auch in Deutschland deutlich an Stellenwert gewinnen.
Wir berücksichtigen die digitalen Trends bereits heute auf unserer Plattform und erweitern aktuell den Bereich der digitalen Angebote erheblich. Bestehenden Anbietern unterstützen wir dabei die neuen Lernformate in unserer Plattform abzubilden und bestmöglich an die relevanten Zielgruppen zu kommunizieren. Weiterhin sind wir engagiert im Ausbau unseres Portfolios internationaler E-Learning-Anbieter. Wir freuen uns auf neue Möglichkeiten und sind bereit dafür unsere technischen Expertisen einzubringen.
Sie überlegen Ihren Weiterbildungsprozess im Unternehmen zu digitalisieren? Hervorragend. Haufe Semigator nennt Ihnen 10 Argumente, warum es sich für Sie und Ihre Mitarbeiter lohnt alle Weiterbildungen über ein integriertes Buchungsportal abzuschließen.
Vorbei ist die Zeit von langen Abstimmungsschleifen, zeitaufwändigen Buchungen und nicht standardisierten Rechnungen. Haufe Semigator bündelt Ihren gesamten Weiterbildungsprozess in einer Software - von der Buchung von Seminaren, bis hin zu automatisierten Freigabeprozessen, HR-Dokumentation und Abrechnung.
In der heutigen Arbeitswelt wird die Weiterbildung der Mitarbeiter immer wichtiger für ein Unternehmen. Haufe Semigator unterstützt das selbstinitiierte Lernen im Unternehmen. Neben Ihren bestehenden Weiterbildungspartnern haben Sie Zugriff auf ein Weiterbildungsportfolio von mehreren tausend Veranstaltungen im Jahr. Unsere Filter-Funktionen unterstützen bei der Auswahl.
Mit Haufe Semigator können Sie Ihre Weiterbildungspartner frei auswählen – also auch Ihre Rahmenvertragspartner zu den gewohnten Sonderkonditionen weiternutzen. Wir übernehmen das Onboarding gerne für Sie.
Sie sitzen im HR-Cockpit – Mit Ihrem eigenen HR-Dashboard überblicken Sie alle gebuchten Weiterbildungen und Kosten im Unternehmen. Sie gewinnen mehr Transparenz und können die Personalentwicklung strategisch steuern.
Semigator hilft Ihnen bei der Optimierung Ihres Weiterbildungsangebots. Mit dem Feedback zur Teilnahme erhalten Sie von jedem Mitarbeiter eine qualifizierte Bewertung der Veranstaltung. Mitarbeiter hilft das nebenbei bei der Auswahl der Veranstaltung.
Sie geben den Freigabeprozess über Haufe Semigator vor. Wir bilden ihn im Buchungstool digital ab. Mitarbeiter recherchieren und buchen so selbstständig passende Lernangebote und halten sich gleichzeitig immer an die Unternehmensrichtlinien.
Mit einem neuen digitalen Prozess reduzieren Sie signifikant Aufwände für alle Beteiligten. Nebenbei senkt der neue zentrale Buchungsprozess die Kosten für die Beschaffung von Weiterbildungen.
Das Buchungstool von Haufe Semigator ist selbsterklärend und eignet sich für Mitarbeiter aus allen Berufsgruppen. Dank einfachen Self-Service können Mitarbeiter eigenverantwortlich buchen. Um alles andere kümmert sich unser Corporate Service Team. Das spart Ihrem Unternehmen Zeit.
Über 30 zufriedene Kunden– von ERGO bis Bayer – haben bereits ihren Weiterbildungsprozess mit Haufe Semigator digitalisiert und vereinfacht. Profitieren Sie auch von unseren mehr als 10 Jahren Erfahrungen auf dem Weiterbildungsmarkt. zehn
Das Buchungsportal integriert sich in Ihre bestehende Systemlandschaft. Haufe Semigator kann an ihr Learning-Management-System sowie andere HR-Systeme oder auch an Ihr Einkaufsystem angebunden werden.
Fakt ist: Der Bedarf an Corporate Learning steigt massiv. Und jetzt? Studie zum steigenden Beschaffungsaufwand an Corporate Learning gibt Antworten.
Für die Buchung von intern organisierten Weiterbildungen gibt es in vielen Unternehmen einen klaren Prozess und technische Lösungen. Dadurch lässt sich die Qualität des internen Angebots steuern und sicherstellen. Anders sieht es beim externen Weiterbildungsangebot aus. Besonders fachspezifische Weiterbildungen, Messen und Konferenzen werden häufig individuell gebucht – ohne einheitlichen Prozess. Das Ergebnis: ein hoher Mehraufwand für Mitarbeiter:innen, die Personalentwicklung und den Einkauf. Das muss nicht sein: Im Webinar zeigen wir Ihnen, wie Semigator Ihre Prozesse rund um die Bereitstellung und Steuerung von externen Weiterbildungen enorm optimiert.
Externe Seminare, Konferenzen und Messen werden in vielen Unternehmen am Einkauf vorbei gebucht. Das Ergebnis: fehlende Kostentransparenz und Qualitätssicherung der extern gebuchten Dienstleistungen. Zudem fallen viele Einzelbestellungen bei zahlreichen Lieferanten an. Diese müssen als Kreditoren angelegt und gepflegt werden – Administrative Vorgänge, die automatisiert werden können. Im Webinar zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Prozesse rund um den Einkauf von externen Weiterbildungen mit einem Punch-Out-Katalog optimieren und dabei Kosten einsparen.
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